Fakturowanie podczas awarii KSeF: Procedury w trybie offline

Wystawianie faktur w czasie problemów technicznych Krajowego Systemu e-Faktur wymaga znajomości odpowiednich procedur prawnych. Niniejszy poradnik wyjaśnia, jak prawidłowo dokumentować transakcje podczas awarii MF, niedostępności systemu lub braku internetu, aby uniknąć kar i zachować pełną zgodność z polskimi przepisami podatkowymi.

W przypadku awarii Krajowego Systemu e-Faktur podatnicy mogą wystawiać dokumenty w specjalnym trybie offline poza systemem. Aby zachować ciągłość rozliczeń, faktury należy przygotować w formacie zgodnym ze schemą Ministerstwa Finansów, a następnie przekazać je bezpośrednio nabywcy w uzgodniony sposób. Po usunięciu problemów technicznych wystawca ma ściśle określony czas na przesłanie tych dokumentów do bazy KSeF w celu nadania im numerów identyfikacyjnych.

Kluczowe zasady fakturowania w czasie problemów z KSeF (Podsumowanie)

Sposób postępowania, dopuszczalna forma dokumentu oraz ostateczny termin na przesłanie danych do systemu zależą bezpośrednio od rodzaju i źródła zaistniałej przeszkody technicznej.

Co zrobić, gdy system KSeF nie działa?

W sytuacji braku dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur podatnik ma pełne prawo oraz obowiązek przejść na alternatywny tryb dokumentowania transakcji handlowych.

Zgodnie z ujednoliconym tekstem ustawy o podatku od towarów i usług, opublikowanym w Dz.U. 2025 poz. 775, procedury awaryjne kategoryzują problemy techniczne na trzy niezależne ścieżki postępowania. Wybór właściwego trybu determinuje nie tylko format wystawianej faktury, ale przede wszystkim nakłada na podatnika odmienne obowiązki w zakresie późniejszej archiwizacji danych w systemie centralnym. Kluczową rolę w tym procesie odgrywają oficjalne komunikaty techniczne resortu finansów, które wyznaczają terminy wykonania obowiązków.

Jak wystawić fakturę, gdy nastąpi awaria KSeF ogłoszona przez MF?

W przypadku oficjalnego komunikatu o awarii systemu należy wystawić faktury elektronicznie według wzoru MF, a po jej ustaniu przesłać je do KSeF.

Zgodnie z art. 106nf ustawy o VAT (Dz.U. 2025 poz. 775), tzw. awaria twarda jest formalnie ogłaszana przez Ministerstwo Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej. Podatnicy zobowiązani są wtedy do wykonania następujących kroków:

1. Wytworzenie faktury w postaci elektronicznej ściśle według wzoru udostępnionego przez Ministerstwo Finansów na podstawie art. 106gb ust. 8.
2. Oznaczenie faktury specjalnym kodem umożliwiającym weryfikację struktury danych i autentyczności pochodzenia, jeśli dokument jest przekazywany inaczej niż przez KSeF.
3. Udostępnienie tak przygotowanej faktury nabywcy w uzgodniony wcześniej sposób, na przykład drogą mailową w formacie PDF.
4. Przesłanie wystawionych faktur do systemu KSeF w terminie do 7 dni roboczych od daty wskazanej w oficjalnym komunikacie o zakończeniu awarii.

Jak postępować w przypadku braku internetu lub niedostępności systemu?

W razie braku internetu u podatnika lub chwilowej niedostępności KSeF należy wystawić fakturę elektroniczną i przesłać ją do systemu kolejnego dnia roboczego.

Zgodnie z zapisami art. 106nh ustawy o VAT (Dz.U. 2025 poz. 775), procedura ta dotyczy sytuacji, w których system centralny nie działa bez formalnego ogłoszenia awarii przez MF lub gdy przeszkoda występuje wyłącznie po stronie podatnika. W takich okolicznościach dokument wystawia się w strukturze logicznej i przekazuje klientowi.

Termin na przesłanie tak przygotowanej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur jest w tym scenariuszu bardzo krótki. Podatnik musi dostarczyć dane do bazy Ministerstwa Finansów nie później niż w następnym dniu roboczym po usunięciu niedostępności technicznej lub po samym dniu wystawienia dokumentu.

Kiedy można wystawić tradycyjną fakturę papierową w KSeF?

Tradycyjną fakturę papierową można wystawić wyłącznie w sytuacji ogłoszenia przez Ministerstwo Finansów tak zwanej awarii całkowitej systemu KSeF.

Zgodnie z art. 106ng ustawy o VAT (Dz.U. 2025 poz. 775), w przypadku wystąpienia awarii o charakterze całkowitym, resort finansów publikuje dedykowany komunikat określający ten stan. Podatnicy zyskują wówczas prawo do dokumentowania swoich transakcji metodami tradycyjnymi, całkowicie poza systemem elektronicznym.

W tym szczególnym trybie dozwolone jest wystawianie faktur w formie papierowej lub standardowej formie elektronicznej. Co niezwykle istotne dla księgowości, faktur wystawionych w okresie awarii całkowitej nie trzeba później importować ani w żaden inny sposób przesyłać do bazy danych KSeF.

Jaka jest data wystawienia faktury w trybie offline?

Oficjalną datą wystawienia faktury w trybie awaryjnym jest dzień, w którym dokument został faktycznie sporządzony przez podatnika poza platformą KSeF.

Zasada ta ma kluczowe znaczenie dla ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego u nabywcy towaru lub usługi. Data wygenerowania dokumentu offline pozostaje datą jego wystawienia, nawet jeśli przesył danych do bazy centralnej nastąpi wiele dni później.

Późniejsze nadanie numeru identyfikacyjnego przez Krajowy System e-Faktur nie zmienia tej pierwotnej daty. Rozwiązanie to zapobiega błędom księgowym i chroni podatników przed przesunięciami okresów rozliczeniowych z przyczyn od nich niezależnych.

Co to jest tryb offline w KSeF i kiedy można z niego skorzystać?

Tryb offline to prawnie określony sposób wystawiania faktur poza systemem KSeF w sytuacji awarii, niedostępności technicznej platformy lub braku połączenia internetowego po stronie podatnika. Można z niego skorzystać w przypadkach określonych w ustawie o VAT, przygotowując dokument w odpowiedniej strukturze logicznej.

Skąd mam wiedzieć, czy awaria KSeF została oficjalnie ogłoszona?

Oficjalne komunikaty o wystąpieniu oraz zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur są publikowane przez Ministerstwo Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). Monitorowanie tych komunikatów jest obowiązkiem podatnika, ponieważ wyznaczają one terminy na późniejsze przesłanie dokumentów.

Ile dni ma podatnik na przesłanie faktur do KSeF po usunięciu awarii?

W przypadku oficjalnej awarii ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów podatnik ma 7 dni roboczych na przesłanie faktur do KSeF. Jeśli przyczyną był brak internetu podatnika lub nieoficjalna niedostępność, czas ten skraca się do następnego dnia roboczego.

Czy za brak przesłania faktur z trybu awaryjnego grożą kary finansowe?

Tak, niedopełnienie obowiązku przesłania faktur wystawionych offline do systemu KSeF w ustawowych terminach może skutkować nałożeniem administracyjnych kar pieniężnych przewidzianych w kodeksie karnym skarbowym oraz ustawie o VAT.