Kleinunternehmer-Rechnung richtig schreiben: Pflichtangaben & Vorlagen

Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, wie Sie als Kleinunternehmer rechtssichere Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben. Sie erfahren, welche Pflichtangaben nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz zwingend notwendig sind und mit welchen Formulierungen Sie den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung fehlerfrei auf Ihren Rechnungen platzieren.

Auf einen Blick: Die wichtigsten Regeln für die Rechnung

Eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung unterscheidet sich vor allem durch den fehlenden Steuerausweis von regulären Rechnungen. Sie müssen alle allgemeinen Pflichtangaben einhalten und zusätzlich auf die rechtliche Grundlage der Steuerbefreiung hinweisen.

• Verzicht auf den Ausweis von Umsatzsteuersätzen (0 %, 7 % oder 19 %) und konkreten Steuerbeträgen.
• Zwingende Angabe eines Hinweistextes auf die Kleinunternehmerregelung gemäß Paragraph 19 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes.
• Ausweis aller klassischen Rechnungsbestandteile wie Name, Anschrift, Steuernummer und das Ausstellungsdatum.
• Erleichterte Vorschriften für Kleinbetragsrechnungen bis zu einer Bruttogrenze von 250 Euro nutzen.

Wie sieht eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung aus?

Eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung enthält alle Standardangaben einer normalen Rechnung, weist jedoch keine Umsatzsteuer aus und enthält einen expliziten Hinweis auf die Steuerbefreiung. Sie listet ausschließlich den Netto-Gesamtbetrag auf, welcher gleichzeitig dem einzufordernden Endbetrag entspricht.

Wenn Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, sind Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Im Gegenzug erheben Sie auf Ihre Lieferungen und Leistungen keine Umsatzsteuer. Auf der Rechnung darf daher unter keinen Umständen ein Prozentsatz oder ein Euro-Betrag für die Umsatzsteuer auftauchen, da Sie diese sonst an das Finanzamt abführen müssten.

Welche Pflichtangaben verlangt § 14 UStG von Kleinunternehmern?

Der Paragraph 14 Absatz 4 des deutschen Umsatzsteuergesetzes regelt die Standardangaben, die jede ordnungsgemäße Rechnung im geschäftlichen Verkehr zwingend enthalten muss. Diese Regeln gelten grundsätzlich auch für Kleinunternehmer im vollen Umfang.

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers.
2. Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
3. Das aktuelle Ausstellungsdatum der Rechnung.
4. Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen zur eindeutigen Identifizierung.
5. Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung.
6. Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung.
7. Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts.

Welcher Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung muss auf die Rechnung?

Der Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung muss dem Rechnungsempfänger unmissverständlich verdeutlichen, warum keine Umsatzsteuer aufgeführt und berechnet wird. Die gesetzliche Grundlage hierfür bildet der Paragraph 19 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes.

Der Gesetzgeber schreibt keinen exakten Wortlaut für diesen Hinweis vor. Folgende Formulierungen haben sich in der deutschen Rechtspraxis etabliert und sind absolut rechtssicher:

• "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG."
• "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• "Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten."

Wie unterscheiden sich Kleinbetragsrechnungen nach § 34a UStDV?

Kleinbetragsrechnungen sind Belege, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt und für die nach Paragraph 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung deutliche Vereinfachungen gelten. Bei diesen Belegen entfallen einige der strengen Pflichtangaben aus dem Umsatzsteuergesetz.

Besonders für Kleinunternehmer bietet diese Regelung im Alltag eine spürbare administrative Entlastung. Die folgende Tabelle stellt die Anforderungen für standardmäßige Vollrechnungen und die erleichterten Kleinbetragsrechnungen gegenüber.

Was passiert bei fälschlicherweise ausgewiesener Umsatzsteuer?

Weisen Sie als Kleinunternehmer auf einer Rechnung fälschlicherweise Umsatzsteuer aus, schulden Sie diesen Steuerbetrag dem Finanzamt. Dies wird durch den Paragraphen 14c Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes als unberechtigter Steuerausweis geregelt.

Um diesen Fehler zu korrigieren, müssen Sie dem Rechnungsempfänger eine offizielle Rechnungsberichtigung übermitteln. Sobald die fehlerhafte Rechnung korrigiert ist und der Empfänger den Vorsteuerabzug beim Finanzamt rückgängig gemacht hat, entfällt Ihre Steuerschuld.

Checkliste: Pflichtangaben vs. erleichterte Angaben

Um im geschäftlichen Alltag Fehler zu vermeiden, hilft eine Gegenüberstellung aller Pflichtelemente je nach Rechnungsart. So sehen Sie sofort, welche Daten Sie bei welchem Rechnungsbetrag erfassen müssen.

Darf ich als Kleinunternehmer die Vorsteuer aus Einkäufen abziehen?

Nein. Da Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, sind Sie gemäß Paragraph 19 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes auch nicht berechtigt, die gezahlte Vorsteuer aus Ihren betrieblichen Einkäufen geltend zu machen.

Welche Formulierung für den Kleinunternehmer-Hinweis ist rechtssicher?

Formulierungen wie 'Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG' oder 'Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet' sind rechtssicher und im deutschen Geschäftsverkehr allgemein anerkannt.

Muss ich auf einer Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro meine Steuernummer angeben?

Nein. Gemäß Paragraph 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung ist die Angabe der eigenen Steuernummer oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei Beträgen unter 250 Euro brutto nicht gesetzlich vorgeschrieben.

Kann ich nachträglich von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung wechseln?

Ja, Sie können jederzeit freiwillig auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung wechseln. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese Entscheidung nach Paragraph 19 Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes für fünf Kalenderjahre bindend ist.