Cégkapu adóügyi bizonylatmegőrzése: Miért nem biztosít törvényes megőrzést?

Ez az összefoglaló bemutatja, hogy a cégkapu önmagában miért alkalmatlan az adóügyi bizonylatok törvényes megőrzésére Magyarországon. Ismertetjük az automatikus törlési kockázatokat és a digitális archiválás kötelező jogi feltételeit a büntetések elkerülése érdekében.

Kulcsfontosságú tudnivalók a cégkapus iratkezelésről (Key Takeaways)

• A cégkapu tárhelyére érkező dokumentumok nem tárolhatók ott tartósan, mivel a rendszer azokat rövid időn belül véglegesen törli.
• A vállalkozások kötelesek a letöltött iratokat saját, jogszabálynak megfelelő archiválási rendszerben biztonságosan elhelyezni.
• Az elektronikus bizonylatmegőrzést kizárólag a törvény által elismert, zárt vagy minősített módszerekkel szabad végezni Magyarországon.

Alkalmas-e az Ügyfélkapu tartós tárhelye vállalati adózási célokra?

Nem, a cégkapu és az Ügyfélkapu tárhelye jogilag és technikailag sem alkalmas a tartós vállalati adózási bizonylatmegőrzési kötelezettség teljesítésére. Ennek oka, hogy a beérkező dokumentumok a törvényileg előírt 5 munkanap letelte után automatikusan törlődnek a felületről, így nem biztosítják az adózásban elvárt többéves megőrzést.

A cégkapu kizárólag egy hivatalos kézbesítési csatornaként funkcionál a hatóságok és a vállalkozások között. A digitális számlákat és iratokat a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően egy külső, hitelesített digitális archívumban kell tárolni.

Mi az a Cégkapu, és kik kötelesek használni?

A cégkapu a gazdálkodó szervezetek számára biztosított hivatalos tárhely, amely az elektronikus hatósági kapcsolattartás kötelező és elsődleges csatornája Magyarországon. Biztosítja az azonosított dokumentumküldést és fogadást az adóhatóság és más szervek felé.

1. A 322/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet 46. § (1) bekezdése alapján minden gazdálkodó szervezet köteles cégkapu-regisztrációval rendelkezni.
2. Minden gazdálkodó szervezethez egyetlen cégkapu tartozik, de az adószámmal rendelkező szervezeti egységek külön cégkaput is regisztrálhatnak.
3. A cégkapumegbízott jogosult a tárhely teljes körű kezelésére, valamint további belső felhasználók számára hozzáférési jogosultságok kiosztására.
4. A 322/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet 47. § (4) bekezdése szerint törvényi vélelem áll fenn amellett, hogy a cégkapuról küldött üzenet a szervezet képviseletére jogosulttól származik.
5. A cégkapu regisztrációját és az ahhoz kapcsolódó kézbesítési feladatokat a kijelölt állami szerv, az IdomSoft Zrt. végzi el.

Miért nem elegendő a Cégkapu a hivatalos iratok megőrzésére?

A cégkapu nem használható irattárként, mert a 322/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet 43. § (6) bekezdése alapján a tárhelyre érkező üzenetek az átvétel napját követő 5. munkanapon automatikusan és véglegesen törlődnek.

Amennyiben a vállalkozás automatizált letöltést alkalmaz, a rendszer a sikeres átvétellel egyidejűleg azonnal törli a dokumentumot a tárhelyről. Ezenkívül a cégkapu ingyenes alapkapacitása mindössze 300 megabájt, amely egy átlagos forgalmú cég napi működése során is rendkívül gyorsan megtelhet.

Hogyan kell szabályosan iktatni a letöltött dokumentumokat?

A cégkapuról érkező dokumentumokat azonnal és automatizáltan le kell tölteni, mielőtt a rendszer törölné azokat.

Az így letöltött állományokat egy biztonságos belső vagy felhőalapú iktatórendszerbe kell irányítani. A tárolás során biztosítani kell a letöltött fájlok és a hozzájuk tartozó átvételi igazolások (tértivevények) elválaszthatatlan kapcsolatát.

A törvényes elektronikus bizonylatmegőrzés feltételei Magyarországon

Az elektronikus bizonylatmegőrzés feltételeit az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet határozza meg, amelynek alkalmazása kötelező minden olyan esetben, amikor törvény írja elő az adott okirat megőrzését.

A rendelet 3. § (1) bekezdése kimondja, hogy a megőrzésre kötelezettnek folyamatosan biztosítania kell a dokumentumok védelmét a törlés, a megsemmisülés, valamint az utólagos módosítás és a jogosulatlan hozzáférés ellen.

Ezen túlmenően a 3. § (2) bekezdés értelmében az elektronikus dokumentumok olvashatóságát és értelmezhetőségét a teljes megőrzési idő alatt, szükség esetén megfelelő szoftverkörnyezet fenntartásával együtt kell biztosítani.

Milyen módszerekkel archiválhatja jogszerűen a vállalkozás az iratokat?

A jogszabályoknak megfelelő archiváláshoz a vállalkozások különböző technológiai megoldásokat választhatnak.

Hogyan működik a számlák megőrzése a NAV hash-kód módszerrel?

Az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet 7. § (1) bekezdése lehetőséget biztosít arra, hogy a vállalkozások egy alternatív, fokozott biztonságú hash-kódos eljárással őrizzék meg az elektronikus számláikat.

• A számlakiállítás során a számladokumentum teljes adattartalmából egy egyedi matematikai hash-kódot kell képezni.
• Az elkészült hash-kódot az online számlaadat-szolgáltatás keretein belül be kell küldeni a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) részére.
• A NAV rendszere befogadja az adatokat, majd elektronikus visszaigazolást küld, amely igazolja a számla sértetlenségét és eredetiségét.
• A vállalkozás köteles a kapott hivatalos NAV visszaigazolást, a hash-kódot és az eredeti számlafájlt a megőrzési idő alatt mindvégig együttesen tárolni.

Hány nap után törlődnek véglegesen az üzenetek a Cégkapu tárhelyről?

A 322/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet 43. § (6) bekezdése alapján az üzenetek a cégkapu tárhelyéről az átvétel napját követő 5. munkanapon automatikusan és véglegesen törlődnek a rendszerből.

Megfelel-e a Cégkapun hagyott dokumentum az adóügyi bizonylatmegőrzési kötelezettségnek?

Nem felel meg. Mivel a cégkapu tárhelye 5 munkanap után törli a dokumentumokat, az nem biztosítja az adójogszabályok által előírt 8-10 éves kötelező megőrzési időtartamot.

Mi a különbség a zárt rendszerű archiválás és az aláírással történő megőrzés között?

Zárt rendszerű archiválásnál egy tanúsított szoftver szavatolja az adatok sértetlenségét, az aláírásos megőrzésnél pedig a dokumentumra helyezett elektronikus aláírás és időbélyegző bizonyítja a hitelességet a megőrzési idő alatt.

Hogyan működik az elektronikus számlák hitelesítése a hash-kód megküldésével?

A számlákról generált hash-kódot az online adatszolgáltatással be kell küldeni a NAV-nak. Az adóhatóság visszaigazolása után a számlát és a hash-t együttesen kell tárolni a hitelesség igazolásához.