Cégkapu tárhely és digitális bizonylat-megőrzés

A Cégkapu tartós tárhelye és a digitális bizonylat-megőrzés szorosan kapcsolódik a vállalati adózáshoz. Ez az összefoglaló bemutatja a 300 MB ingyenes tárhely szabályait, az adózási és számviteli iratok megőrzési határidejét, valamint a jogszabályoknak megfelelő elektronikus archiválás technikai feltételeit.

A Cégkapu hivatalos kapcsolattartási csatornaként és korlátozott kapacitású tárhelyként támogatja a vállalkozások adóügyi adminisztrációját. A gazdálkodó szervezetek a hivatalos iratok fogadására és küldésére használják ezt a felületet, miközben az adóhatósági ellenőrzésekhez szükséges dokumentumokat a törvényi határidőknek megfelelően kell archiválniuk. Önmagában a Cégkapu nem váltja ki a jogszabályokban előírt, strukturált vállalati bizonylat-megőrzési rendszert.

Kulcsfontosságú tudnivalók a cégkapuról és az archiválásról

Az alábbi táblázat összefoglalja a legfontosabb vállalati kötelezettségeket, határidőket és a vonatkozó jogszabályi forrásokat a könnyebb áttekinthetőség érdekében.

Hogyan segíti az Ügyfélkapu és a Cégkapu a vállalati adózást?

A Cégkapu a gazdálkodó szervezetek hivatalos elektronikus kapcsolattartási csatornája, amely biztosítja az adóbevallások és hivatalos dokumentumok biztonságos továbbítását.

A 322/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet alapján minden gazdálkodó szervezet számára 300 MB díjmentes tárhely áll rendelkezésre az e-Papír szolgáltatás keretében. Ez a tárhely biztosítja a hivatalos dokumentumok fogadását.

A 2017. évi CL. törvény (Art.) értelmében a Nemzeti Adó- és Vámhivatal napi adatkapcsolatban áll a digitális állampolgárság nyilvántartásával, így az adóhatóság közvetlenül eléri a regisztráltak tárhelyadatait az szja- és áfa-tervezetek elkészítéséhez.

Mi az a Cégkapu és hogyan működik a tartós tárhely?

A Cégkapu a gazdálkodó szervezetek számára létrehozott biztonságos, központi elektronikus tárhely és postafiók, amely a hivatalos szervekkel történő kétoldalú kommunikációt szolgálja. A rendszer azonosítja a küldőt és a fogadót, igazolja az üzenet kézbesítését, és korlátozott méretű elektronikus dokumentumtárolást tesz lehetővé a jogszabályoknak megfelelően.

A 322/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet előírja, hogy ha a gazdálkodó szervezet másként nem rendelkezik, a szolgáltató a Cégkapu címet automatikusan bejelenti a rendelkezési nyilvántartásba. Az egyéni vállalkozók esetében az Ügyfélkapuhoz kapcsolódó tárhely minősül a hivatalos elérhetőségnek.

Meddig kell megőrizni az adózási iratokat az Art. alapján?

Az adózási iratokat főszabály szerint az adó megállapításához való jog elévüléséig, azaz az esedékesség naptári évének végétől számított 5 évig kell megőrizni.

A 2017. évi CL. törvény (Art.) előírja, hogy a bizonylatokat olyan formában kell vezetni, amely alkalmas az adóalap és az adó összegének ellenőrzésére. Ez a kötelezettség az eredeti példányokra vagy azok hiteles másolataira vonatkozik.

Elektronikus archiválás és megőrzés alkalmazása esetén az adózónak az adóhatósági ellenőrzések során folyamatos online hozzáférést és közvetlen letöltési lehetőséget kell biztosítania a revizorok részére.

Hány évig kötelező a számviteli bizonylatok megőrzése?

A számviteli bizonylatokat a törvényi előírásoknak megfelelően legalább 8 évig kell olvasható, visszakereshető és módosíthatatlan formában megőrizni.

A 2000. évi C. törvény (Szt.) alapján a vállalkozásoknak a következő szigorú bizonylatmegőrzési szabályokat kell követniük:

1. Az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést és főkönyvi kivonatot legalább 8 évig kell megőrizni.
2. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetve alátámasztó számviteli bizonylatokat szintén legalább 8 évig kell olvasható formában tárolni.
3. Az elektronikus formában kibocsátott vagy befogadott bizonylatokat kötelező végig elektronikus formában, a digitális archiválás szabályai szerint megőrizni.
4. A szervezetben beálló változások, például az átalakulás vagy a jogutód nélküli megszűnés nem szüntetik meg a szigorú bizonylat-megőrzési kötelezettséget.

Milyen változások lépnek életbe a számvitelben 2026-tól?

A számviteli adminisztrációban a 2025. évi LXXXIII. törvény által bevezetett új átmeneti és módosító rendelkezések alkalmazása válik kötelezővé.

Ezeket a megváltozott szabályokat a törvényalkotó előírása szerint első alkalommal a 2026. évben induló üzleti évről készített beszámolókra és nyilvántartásokra kell kötelező jelleggel alkalmazni.

A vállalkozásoknak ezért fel kell készíteniük az informatikai és számlázó rendszereiket az új évben induló időszakok jogszabályi megfelelőségének biztosítására.

Melyek a digitális archiválás technikai feltételei?

A digitális archiválás feltétele az elektronikus dokumentumok hitelességének, sértetlenségének, hosszú távú olvashatóságának és utólagos módosíthatatlanságának biztosítása a megőrzési idő végéig.

Az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet részletesen rendelkezik a technikai követelményekről. A dokumentumokat védeni kell a véletlen megsemmisülés, törlés és a jogosulatlan hozzáférés ellen.

Elektronikus számlák esetében alkalmazható a hash-kódon alapuló megőrzési módszer is. Ennek során a számlához egyedi hash-kódot képeznek, amelyet a NAV-nak továbbítanak.

A NAV sikeres visszaigazolása után a hash-kód és a számla együttes, zárt tárolása hitelesen igazolja, hogy az adatokon nem történt utólagos módosítás.

Hány MB ingyenes tárhely jár a gazdálkodó szervezeteknek a Cégkapun?

A 322/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet alapján minden gazdálkodó szervezet részére 300 MB díjmentes tartós tárhely biztosított a hivatalos elektronikus kapcsolattartáshoz.

Kiváltható-e a hivatalos számviteli bizonylat-megőrzés kizárólag a Cégkapu tárhellyel?

Nem, a Cégkapu tartós tárhelye kizárólag a hivatalos kapcsolattartásra szolgál. A bizonylatok megőrzését a számviteli törvény és az ITM rendelet előírásainak megfelelő, zárt elektronikus archívumban kell biztosítani.

Mit jelent az adóhatóság felé biztosítandó online hozzáférés elektronikus archiválásnál?

A 2017. évi CL. törvény alapján az elektronikus dokumentumok ellenőrzése során az adózónak olyan közvetlen online elérést és letöltési lehetőséget kell biztosítania a NAV számára, amely lehetővé teszi az adatok hiteles vizsgálatát.

Hogyan működik a hash-kódon alapuló elektronikus számlamegőrzés?

Az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet szerint a kibocsátott számláról egyedi hash-kódot képeznek, amelyet beküldenek a NAV-hoz. A hatóság által visszaigazolt hash-kód és a számlafájl együttes tárolása garantálja a dokumentum sértetlenségét.