Jogi
Adatkezelési Tájékoztató
Hatályos: 2026. október 23.
0. Kire vonatkozik ez a tájékoztató?
Ez a tájékoztató a Szolgáltatás magánszemélyként, nem üzleti és nem szakmai célból történő használatára vonatkozik.
Ha Ön a Szolgáltatást egyéni vállalkozóként, vállalkozás vagy más szervezet nevében, munkavállalójaként vagy megbízottjaként, illetve bármilyen gazdasági vagy szakmai tevékenysége körében veszi igénybe, akkor Önre nem ez a tájékoztató, hanem az alábbi helyen elérhető dokumentumok vonatkoznak:
https://azta.eu.trust.site/resources → Resources → Documents
Ennek oka az, hogy a két esetben eltérnek az adatvédelmi szerepkörök. Ha Ön magánszemélyként használja a Szolgáltatást, az Azta Kft. a GDPR szerinti adatkezelőnek minősül, és az adatkezelésért közvetlenül felel Önnel szemben. Ha Ön üzleti vagy szakmai célból használja, akkor a Szolgáltatásba bevitt tartalom tekintetében Ön, illetve az Ön munkáltatója vagy megbízója az adatkezelő, az Azta Kft. pedig adatfeldolgozóként, az Ön utasítása alapján jár el. Ezt a viszonyt nem tájékoztató, hanem adatfeldolgozói megállapodás rendezi.
Az alábbi táblázat segít eldönteni, melyik dokumentum vonatkozik Önre:
| Ön hogyan használja a Szolgáltatást? | Az Azta Kft. szerepe | Az Önre irányadó dokumentum |
|---|---|---|
| Magánszemélyként, saját, nem üzleti és nem szakmai célra (pl. a saját adóbevallásával kapcsolatos kérdés) | Adatkezelő | Ez a tájékoztató |
| Egyéni vállalkozóként, vagy vállalkozás, könyvelőiroda, adótanácsadó, más szervezet nevében vagy munkavállalójaként, önkiszolgáló (Pro vagy Team) előfizetéssel | Adatfeldolgozó a tartalom és a felhasználói fiókadatok tekintetében, adatkezelő a szerződéses és számlázási adatok, valamint a biztonsági naplók tekintetében | azta Pro és Team - Adatfeldolgozói Megállapodás és Adatkezelési Tájékoztató, elérhető: https://azta.eu.trust.site/resources |
| Egyedi, aláírt Enterprise szerződés alapján | Adatfeldolgozó a tartalom és a felhasználói fiókadatok tekintetében, adatkezelő a szerződéses és számlázási adatok, valamint a biztonsági naplók tekintetében | Az Enterprise szerződés adatvédelmi melléklete (Adatfeldolgozói Megállapodás és Adatkezelési Tájékoztató) |
A naptárintegráció és a meeting bot funkció kizárólag üzleti és szakmai célú Team előfizetés, illetve egyedi Enterprise szerződés keretében érhető el, magánszemély felhasználók számára nem. E funkciók adatkezelési szabályait - ideértve a Google és a Microsoft naptáradatok kezelését - az átláthatóság érdekében az 5. pontban akkor is közzétesszük, ha az adott felhasználóra a szerepkörök megosztása tekintetében a fenti táblázatban hivatkozott dokumentumok az irányadók.
A Word bővítmény Pro és Team előfizetés, illetve Enterprise szerződés keretében érhető el; Pro előfizetés esetén magánszemély és üzleti felhasználó számára egyaránt. A Gmail- és Microsoft Outlook-postafiók-integráció kizárólag Team előfizetés, illetve Enterprise szerződés keretében, céges (szervezeti) postafiókokra érhető el; magánszemélyek számára nem. Ha Ön magánszemélyként veszi igénybe a Word bővítményt, a 6.1 pont szerinti adatkezelésekben az Azta Kft. adatkezelőnek minősül, és Ön a jogait közvetlenül velünk szemben gyakorolhatja. Ha üzleti vagy szakmai célból veszi igénybe, a szerepkörökre a fenti táblázatban hivatkozott dokumentumok az irányadók, a 6. pont technikai és biztonsági tartalma azonban ebben az esetben is érvényes.
Kivétel. A jelen tájékoztató 10. pontja (Sütik), valamint a 2. pont táblázatában a weboldal látogatásához, a kapcsolatfelvételhez, a panaszkezeléshez, a hírlevélhez és az időpontfoglaláshoz kapcsolódó sorok minden látogatóra és érdeklődőre vonatkoznak, függetlenül attól, hogy magánszemélyként vagy üzleti célból keresi fel a weboldalunkat. Ezekben az adatkezelésekben az Azta Kft. minden esetben adatkezelőnek minősül.
1. Bevezetés
Az Azta Korlátolt Felelősségű Társaság (cégjegyzékszám: 01-09-470071, adószám: 32861196-2-41, székhely: 1139 Budapest, Váci út 99-105. Balance Hall épület 4. emelet; a továbbiakban: „Adatkezelő”, „mi”) mint adatkezelő elkötelezett az Ön („Érintett”, „Ön”) személyes adatainak védelme mellett.
Ebben a tájékoztatóban bemutatjuk, hogyan gyűjtjük, kezeljük, osztjuk meg és védjük az Ön személyes adatait, amikor Ön igénybe veszi weboldalunkat és szolgáltatásainkat (együttesen: „Szolgáltatás”). A tájékoztató az Általános Szerződési Feltételek és Felhasználási Feltételek (a továbbiakban: ÁSZF), a Cookie Policy, valamint a Word bővítmény használata esetén a bővítmény Végfelhasználói Licencszerződése rendelkezéseivel együtt értelmezendő.
Az Azta Kft. korábbi cégneve Phantic Kft. volt. A korábbi néven kötött szerződések és a korábbi néven kiállított dokumentumok változatlanul az Azta Kft.-re vonatkoznak.
2. Az általunk gyűjtött adatok és az adatkezelések
A Szolgáltatás használata során a következő adatkategóriákat kezeljük:
- Azonosító és fiókadatok: név, e-mail cím, telefonszám, jelszó-hash vagy SSO azonosító.
- Számlázási adatok: név, számlázási cím, adószám (ha van), a fizetéssel kapcsolatos adatok.
- Tartalmi adatok: az Ön által feltett kérdések (promptok), a feltöltött dokumentumok tartalma, a Szolgáltatás által generált válaszok, a memóriában tárolt információk, a diktálásból származó átírt szöveg.
- Dokumentumadatok az azta for Word bővítményből: a Microsoft Wordben megnyitott dokumentum szövege, illetve annak Ön által kijelölt része, a dokumentum szerkezeti adatai (címsorok, bekezdésazonosítók, táblázatok), a bővítménynek feltett kérdések és a bővítmény által javasolt módosítások.
- Használati és technikai adatok: IP-cím, munkamenet-azonosító, eszköz- és böngészőinformáció, operációs rendszer, a meglátogatott oldalak, a Szolgáltatásban végzett műveletek naplózási metaadatai.
- Süti- és analitikai adatok: a 10. pont szerint, kizárólag az Ön hozzájárulása alapján.
Az egyes adatkezelési műveleteket tételesen, cél, kezelt adatkör, jogalap és megőrzési idő szerint az alábbi táblázatban mutatjuk be.
| Adatkezelési cél | Kezelt adatok | Jogalap | Megőrzési idő |
|---|---|---|---|
| Regisztráció és a felhasználói fiók működtetése. A Szolgáltatás eléréséhez regisztráció szükséges. | E-mail cím, jelszó-hash vagy SSO azonosító | GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont: szerződés teljesítése. A fiók törlését követő megőrzés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bek. f) pontja: az Adatkezelő jogos érdeke ahhoz, hogy a Felhasználó adatait a törlést követően exportálhassa, és hogy az adatok törlése az éles és a biztonsági mentési rendszerekből ellenőrzött módon menjen végbe. | A fiók fennállása alatt, valamint a fiók törlését követő 30 napig; ezt követően 60 napig logikailag törölt állapotban, majd végleges törlés (8. pont) |
| A Szolgáltatás nyújtása: kérdések és válaszok. A feltett kérdések (promptok) és a generált válaszok feldolgozása és megjelenítése, valamint a „Legutóbbi keresések” fül biztosítása. | A kérdésben és a válaszban szereplő bármely személyes adat | GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont: szerződés teljesítése | A fiók fennállása alatt, valamint a fiók törlését követő 30 napig; ezt követően 60 napig logikailag törölt állapotban, majd végleges törlés (8. pont) |
| Dokumentum feltöltése. A Felhasználó a kérdéséhez dokumentumot csatolhat, amelyet a Szolgáltatás elemez. | A feltöltött dokumentumokban szereplő adatok | GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont: szerződés teljesítése. A funkció a Szolgáltatás rendeltetésszerű használatának része, ezért nem hozzájáruláson alapul. | A fiók fennállása alatt, valamint a fiók törlését követő 30 napig; ezt követően 60 napig logikailag törölt állapotban, majd végleges törlés (8. pont) |
| Diktálás funkció. A Felhasználó szóban teheti fel a kérdését; a hangot a Szolgáltatás szöveggé alakítja, és kizárólag az átírt szöveget dolgozza fel. | Az átírt szöveg (prompt), amely személyes adatot tartalmazhat. A hangfelvételt az Azta Kft. nem tárolja. | GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont: szerződés teljesítése. A böngésző mikrofon-engedélye technikai hozzáférési engedély, amely önmagában nem minősül GDPR szerinti hozzájárulásnak. | A fiók fennállása alatt, valamint a fiók törlését követő 30 napig; ezt követően 60 napig logikailag törölt állapotban, majd végleges törlés (8. pont) |
| Memória funkció. A Szolgáltatás a beszélgetésekből származó információkat hosszú távon el tudja raktározni. A funkció opcionális, bármikor ki- és bekapcsolható, a tárolt elemek egyenként törölhetők. | A memóriában tárolt, a Felhasználó által megadott adatok | GDPR 6. cikk (1) bek. a) pont: hozzájárulás. A hozzájárulás bármikor visszavonható a funkció kikapcsolásával; a visszavonás nem érinti a korábbi adatkezelés jogszerűségét. | A hozzájárulás visszavonásáig, legfeljebb azonban a fiók törlését követő 30 napig; ezt követően 60 napig logikailag törölt állapotban, majd végleges törlés (8. pont) |
| Személyre szabás. A Szolgáltatás a Felhasználó által megadott preferenciák szerint szabja személyre a válaszokat. | A Felhasználó által e célra önként megadott adatok | GDPR 6. cikk (1) bek. a) pont: hozzájárulás, amely bármikor visszavonható | A hozzájárulás visszavonásáig, legfeljebb azonban a fiók törlését követő 30 napig; ezt követően 60 napig logikailag törölt állapotban, majd végleges törlés (8. pont) |
| Előfizetés kezelése és díjfizetés. | Név, e-mail cím, előfizetési és fizetési adatok | GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont: szerződés teljesítése | Az előfizetés megszűnésétől számított 5 év (Ptk. 6:22. §) |
| Számlázás. Az Adatkezelő törvényi kötelezettsége a vásárlásokról számlát kiállítani és azt megőrizni. A számla adatait jogszabályi kötelezettség alapján a Nemzeti Adó- és Vámhivatal részére is továbbítjuk (online számlaadat-szolgáltatás). | Név, cím, adószám (ha van), e-mail cím, a számla adatai | GDPR 6. cikk (1) bek. c) pont: jogi kötelezettség teljesítése (a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény) | 8 év, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdése alapján |
| Kapcsolatfelvétel és ügyféltámogatás. | E-mail cím és az Érintett által közölt bármely további személyes adat | Meglévő előfizető esetén a GDPR 6. cikk (1) bek. b) pontja; egyéb esetben a 6. cikk (1) bek. f) pontja: az Adatkezelő jogos érdeke a megkeresések megválaszolásához. | A megkeresés lezárásától számított 5 év |
| Fogyasztói panasz kezelése. | A panaszban szereplő adatok, a panaszos neve és elérhetősége | GDPR 6. cikk (1) bek. c) pont: jogi kötelezettség, a fogyasztóvédelemről szóló 1997. évi CLV. törvény 17/A. § (7) bekezdése alapján | 5 év, a panasz lezárásától számítva |
| Marketing. Az Adatkezelő marketing célú megkereséseket küld, ha Ön ehhez hozzájárult. | Név, e-mail cím, a hozzájárulás időpontja és tartalma | GDPR 6. cikk (1) bek. a) pont: hozzájárulás, összhangban a gazdasági reklámtevékenységről szóló 2008. évi XLVIII. törvény 6. §-ával. A hozzájárulás bármikor visszavonható a leiratkozó linkkel vagy az info@azta.ai címen. A hozzájárulás igazolására szolgáló adatok visszavonás utáni megőrzése: GDPR 6. cikk (1) bek. f) pont, az Adatkezelő jogos érdeke a hozzájárulás meglétének utólagos igazolásához. | A hozzájárulás visszavonásáig. A hozzájárulás igazolására szolgáló adatokat a visszavonást követő 5 évig őrizzük meg. |
| Szolgáltatási üzenetek. Tájékoztatás a Szolgáltatás leállásáról, a feltételek vagy a jelen tájékoztató változásáról. Marketingtartalmat nem tartalmaz. | E-mail cím | GDPR 6. cikk (1) bek. f) pont: az Adatkezelő jogos érdeke a Felhasználók tájékoztatásához a Szolgáltatást érintő lényeges körülményekről | A fiók fennállása alatt, valamint a fiók törlését követő 30 napig; ezt követően 60 napig logikailag törölt állapotban, majd végleges törlés (8. pont) |
| Üzemeltetési és biztonsági naplózás. A Szolgáltatás rendelkezésre állásának biztosítása, hibaelhárítás, a rendszer biztonságának fenntartása. | IP-cím, munkamenet-azonosító, eszköz- és böngészőinformáció, naplózási metaadatok, promptok | GDPR 6. cikk (1) bek. f) pont: az Adatkezelő jogos érdeke a Szolgáltatás biztonságos és megbízható működtetéséhez | 12 hónap |
| Visszaélés- és csalásmegelőzés, az ÁSZF betartatása. | Fiókadatok, technikai és naplóadatok, a visszaéléssel érintett tartalom | GDPR 6. cikk (1) bek. f) pont: az Adatkezelő jogos érdeke a Szolgáltatás jogszerű használatának biztosításához és a jogosulatlan hozzáférés megakadályozásához | A vizsgálat lezárásától számított 2 év |
| A Szolgáltatás fejlesztése. Az Adatkezelő a Szolgáltatást aggregált, álnevesített használati statisztikák alapján fejleszti. Az Adatkezelő a promptok és a feltöltött dokumentumok tartalmát sem mesterséges intelligencia modell tanítására, sem finomhangolására nem használja fel. | Aggregált, álnevesített használati és termékanalitikai események. Dokumentumtartalom nem kerül analitikai szolgáltatóhoz. | GDPR 6. cikk (1) bek. f) pont: az Adatkezelő jogos érdeke a Szolgáltatás minőségének és biztonságának javításához. Egyéni szintű profilalkotás nem történik. | Az aggregált statisztikák nem minősülnek személyes adatnak; az álnevesített események megőrzési ideje 24 hónap |
| Word bővítmény (azta for Word). A Microsoft Marketplace áruházból (korábban: Microsoft AppSource) telepíthető bővítmény, amellyel az azta közvetlenül a Microsoft Wordből hívható. A bővítmény a Wordben éppen megnyitott dokumentumhoz fér hozzá (ReadWriteDocument jogosultság): kiolvassa annak szövegét vagy az Ön által kijelölt részét és a szerkezeti adatait, és az Ön kifejezett jóváhagyása után korrektúrával módosíthatja. A fájlrendszert és más dokumentumokat nem éri el. Elérhetőség: Pro és Team előfizetés, illetve Enterprise szerződés. Részletesen lásd a 6.1 pontot. | A megnyitott dokumentum szövege vagy az Ön által kijelölt része, a dokumentum szerkezeti adatai (címsorok, bekezdésazonosítók, táblázatok), a bővítménynek feltett kérdések, a javasolt módosítások, a bővítmény használatának technikai metaadatai | GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont: szerződés teljesítése. | A dokumentumból kiolvasott tartalom: 30 nap. A kérdések, a válaszok és a javasolt módosítások (a beszélgetés): a beszélgetés törléséig, legfeljebb azonban a fiók törlését követő 30 napig; ezt követően 60 napig logikailag törölt állapotban, majd végleges törlés (8. pont). A dokumentum beállítási részébe mentett technikai adatok az Ön fájljában maradnak (6.1 pont). |
| Időpontfoglalás. A Felhasználó a Cal.com szolgáltatással időpontot foglalhat az azta csapatával való egyeztetésre. | Név, telefonszám, e-mail cím, a foglalás adatai | GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont: a szerződés megkötését megelőzően, az Érintett kérésére történő lépések megtétele | A foglalástól számított 12 hónap |
| Sütik és analitika. | A Cookie Policy-ban meghatározott adatok | GDPR 6. cikk (1) bek. a) pont: hozzájárulás, a süti-banneren keresztül | A Cookie Policy szerint |
Automatizált döntéshozatal. Az Adatkezelő nem végez olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntéshozatalt vagy profilalkotást, amely Önre nézve joghatással járna vagy Önt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené (GDPR 22. cikk).
Az adatszolgáltatás kötelező vagy önkéntes jellege. A regisztrációhoz szükséges e-mail cím megadása a Szolgáltatás igénybevételének szerződéses előfeltétele; enélkül a Szolgáltatás nem vehető igénybe. A szerződés teljesítésén alapuló további adatkezelések (dokumentum feltöltése, diktálás) esetén az adatszolgáltatás az adott funkció használatához szükséges. A hozzájáruláson alapuló adatkezelések (memória, személyre szabás, marketing, sütik) esetén az adatszolgáltatás önkéntes; ezek hiányában az adott funkció nem érhető el, de a Szolgáltatás alapfunkciói használhatók.
3. Ha Ön más személy adatait adja meg
Előfordulhat, hogy az Ön által feltett kérdés vagy feltöltött dokumentum más természetes személy (például családtag, üzleti partner, munkavállaló) személyes adatát tartalmazza. Ezekben az esetekben az Adatkezelő olyan személyes adatot kezel, amelyet nem az érintettől szerzett meg.
Az ilyen adatok forrása minden esetben Ön, a kezelt adatkategóriák és a megőrzési idők megegyeznek a 2. pont táblázatának megfelelő soraival, az adatkezelés célja pedig a Szolgáltatás nyújtása. Az Adatkezelő ezeket az adatokat kizárólag az Ön kérdésének megválaszolásához használja fel.
Az Adatkezelő ezeket az érintetteket közvetlenül nem tudja tájékoztatni, mivel nem rendelkezik az elérhetőségükkel, és a tájékoztatás a GDPR 14. cikk (5) bekezdés b) pontja értelmében aránytalan erőfeszítést igényelne. Az Adatkezelő e kötelezettségét a jelen pont közzétételével teljesíti. Kérjük, hogy Ön mint felhasználó csak annyi adatot osszon meg velünk, amennyi a kérdés megválaszolásához feltétlenül szükséges, és lehetőség szerint távolítsa el a szükségtelen személyes adatokat.
Kérjük továbbá, hogy ne osszon meg velünk a GDPR 9. cikke szerinti különleges kategóriájú (például egészségügyi, vallási, politikai véleményre vagy szakszervezeti tagságra vonatkozó), illetve a 10. cikk szerinti büntetőjogi vonatkozású adatot. A Szolgáltatás nem ilyen adatok kezelésére szolgál, és az Adatkezelő ilyen adatok kezelésére nem kér és nem gyűjt hozzájárulást.
A Szolgáltatás 18. életévüket betöltött személyeknek szól; tudomásunk szerint kiskorúaktól nem gyűjtünk személyes adatot.
4. Adatfeldolgozók és adattovábbítás
Személyes adatait nem adjuk el, nem kereskedünk velük, és nem adjuk bérbe harmadik feleknek. A Szolgáltatás működtetéséhez azonban adatfeldolgozókat veszünk igénybe, akik az adatokat kizárólag a mi utasításunk alapján, a velünk kötött, a GDPR 28. cikkének megfelelő szerződés alapján kezelik.
Adatait megoszthatjuk továbbá, ha ezt jogszabály írja elő, bíróság vagy hatóság kötelező határozata rendeli el, vagy ha az a jogaink védelméhez, illetve az Ön vagy mások biztonsága érdekében szükséges.
| Címzett | Tevékenység | Szerep | Adatrezidencia és a továbbítás garanciája |
|---|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg) | Felhőinfrastruktúra, a webes alkalmazás üzemeltetése, tárhely, naplózás | Adatfeldolgozó | EU - AWS Frankfurt (eu-central-1). EGT-n kívüli továbbítás nem történik. |
| Supabase Pte. Ltd (Szingapúr bejegyzésű, EU adatközpont) | Adatbázis, hitelesítés és fájltárhely, ideértve a Word bővítményből kiolvasott dokumentumtartalom (30 nap), a postafiókokból tükrözött levelek és a válaszvázlatok, valamint az Aztából küldött válaszokról készült nyilvántartás tárolását | Adatfeldolgozó | EU - Frankfurt. Az adatok nyugalmi állapotban az EGT-ben maradnak. A szerződő fél szingapúri társaság, ezért EU Bizottság 2021/914/EU SCC (2. és 3. modul). |
| OpenRouter, Inc. (USA) | Elsődleges AI inference gateway (nagy nyelvi modellek elérése) | Adatfeldolgozó | EU/EGT - a kérések tartalmát kizárólag az EU/EGT területén dolgozza fel (EU-only konfiguráció), és nem tárolja (Zero Data Retention). EU Bizottság 2021/914/EU SCC (2. modul) alapján. |
| Mistral AI (Franciaország) | Dokumentumfeldolgozás és -elemzés | Adatfeldolgozó | EU - EU regionális végpont; EGT-n kívüli továbbítás nem történik. A kérések tartalmát nem tárolja (Zero Data Retention), és azokon modellt nem tanít (modelltanítás kikapcsolva). |
| Hyperdoc Inc. („Recall.ai", USA) - kizárólag a naptárintegráció és a meeting bot funkció esetén | A naptárhoz való hozzáférési tokenek tárolása, a naptáresemények lekérdezése, a meeting bot üzemeltetése és a hangrögzítés | Adatfeldolgozó | Az EU régióban (eu-central-1, Frankfurt) beállított fiók; A szolgáltató amerikai társaság, ezért a garancia: EU Bizottság 2021/914/EU SCC. A hangfelvétel az átírást követően törlésre kerül. |
| Soniox, Inc. (USA) - kizárólag a diktálás és a meeting bot funkció esetén | Beszédfelismerés: a diktált kérdések és a megbeszélések hangjának szöveggé alakítása | Adatfeldolgozó | EU régió és EU végpont, amerikai végpontra való visszaesés nélkül; a szolgáltató amerikai társaság, ezért a garancia: EU Bizottság 2021/914/EU SCC. A hangot memóriában dolgozza fel, nem tárolja és nem tanít rajta. |
| Google Cloud EMEA Limited (Írország) - Google Cloud Pub/Sub, kizárólag a Gmail-postafiók-integráció esetén | Értesítés a Gmail-postafiókba érkező új levélről (azonnali szinkron). Az értesítés kizárólag a postafiók címét és egy azonosítót tartalmaz, levéltartalmat nem. | Adatfeldolgozó | EU - az értesítések tárolása európai uniós régióban. A szolgáltató anyavállalata a Google LLC (USA): EU-US Data Privacy Framework (megfelelőségi határozat), illetve EU Bizottság 2021/914/EU SCC. |
| Exa Labs, Inc. (USA) | AI-alapú webes keresés - | Adatfeldolgozó | Tranzit az USA-ba. EU Bizottság 2021/914/EU SCC (2. modul). |
| Stripe Payments Europe, Limited (Írország) | Kártyás fizetésfeldolgozás | Adatfeldolgozó, illetve a fizetési adatok tekintetében önálló adatkezelő | EGT - Írország; adatimportőr a Stripe, LLC (USA): EU-US Data Privacy Framework (megfelelőségi határozat), illetve EU Bizottság 2021/914/EU SCC. PCI DSS Level 1. |
| KBOSS.hu Kft. (Szamlazz.hu), Budapest | Elektronikus számlázás és archiválás | Adatfeldolgozó | Magyarország; az adatok tárolása az EU-ban (Frankfurt) történik. EGT-n kívüli továbbítás nem történik. |
| Emergence Engineering Kft. (SzamlaBridge), Budapest | Számlázási integrációs köztesréteg | Adatfeldolgozó | Magyarország; a szolgáltató al-adatfeldolgozói EU-beli adatközpontot használnak, USA-beli jogalanyaik felé EU Bizottság 2021/914/EU SCC, illetve EU-US Data Privacy Framework alapján. |
| Plus Five Five, Inc. („Resend”, USA) | Tranzakciós e-mail küldés | Adatfeldolgozó | USA - az adatok tárolása az USA-ban történik. EU-US Data Privacy Framework (megfelelőségi határozat), illetve EU Bizottság 2021/914/EU SCC. |
| Cal.com, Inc. (USA) | Időpontfoglalás | Adatfeldolgozó | USA. EU Bizottság 2021/914/EU SCC. |
| Google Cloud EMEA Limited (Írország) - Google Workspace | Levelezés (Gmail): a fogyasztói panaszok fogadása és megválaszolása | Adatfeldolgozó | Írország; az adatok az USA-ba is továbbításra kerülhetnek (Google LLC): EU-US Data Privacy Framework (megfelelőségi határozat), illetve EU Bizottság 2021/914/EU SCC. |
| PostHog, Inc. (USA) | Termékanalitika | Adatfeldolgozó | EU adatrezidencia (Frankfurt). EU-US Data Privacy Framework (megfelelőségi határozat), illetve EU Bizottság 2021/914/EU SCC (2. modul). Kizárólag anonimizált vagy álnevesített használati adat; dokumentumtartalom nem kerül továbbításra. |
| Google Ireland Limited (Google Analytics) | Analitika | Adatfeldolgozó, illetve az adott célok tekintetében önálló adatkezelő | Google Ireland Limited (Írország); az adatok az USA-ba is továbbításra kerülhetnek (Google LLC: EU-US Data Privacy Framework, illetve SCC). Kizárólag az Ön süti-hozzájárulása esetén. |
| Google Ireland Limited (Google Ads) | Hirdetés, hirdetésmérés | Közös adatkezelő az adatgyűjtés és -továbbítás szakaszában (GDPR 26. cikk) | Google Ireland Limited (Írország); az adatok az USA-ba is továbbításra kerülhetnek (Google LLC: EU-US Data Privacy Framework, illetve SCC). Kizárólag az Ön süti-hozzájárulása esetén. |
| Meta Platforms Ireland Limited | Hirdetésmérés, analitika | Közös adatkezelő az adatgyűjtés és -továbbítás szakaszában (GDPR 26. cikk) | EGT - Írország; a Meta az adatokat az USA-ba továbbíthatja EU-US DPF, illetve SCC alapján. Kizárólag az Ön süti-hozzájárulása esetén. |
Analitikai és hirdetési szolgáltatók. Az „Analitika” és „Hirdetés” tevékenységű címzettek részére kizárólag akkor továbbítunk adatot, ha Ön a süti-banneren ehhez hozzájárult. A közös adatkezelőként megjelölt szolgáltatókkal a GDPR 26. cikke szerinti megállapodás van érvényben; a megállapodás lényegét kérésre rendelkezésére bocsátjuk.
EGT-n kívüli továbbítás. Amennyiben lehetőségünk van rá, olyan adatközpontot veszünk igénybe, amely az EGT területén található. Ha ez nem lehetséges, az adattovábbítás az Európai Bizottság 2021/914/EU végrehajtási határozata szerinti általános szerződési feltételek (SCC) alapján, vagy az EU-USA Adatvédelmi Keretrendszer (EU-US Data Privacy Framework) hatálya alá tartozó, megfelelően tanúsított szolgáltató igénybevételével történik. A megfelelő garanciák másolatát kérésre, az info@azta.ai címen rendelkezésére bocsátjuk. A harmadik országba történő továbbításokra vonatkozóan transzfer-hatásvizsgálatot (TIA) végeztünk, amelyet évente felülvizsgálunk.
Modelltanítás kizárása. Sem az Azta Kft., sem az általa igénybe vett adatfeldolgozók nem használják fel az Ön kérdéseit, feltöltött dokumentumait vagy a generált válaszokat mesterséges intelligencia modell tanítására vagy finomhangolására. Az OpenRouterrel és a Mistral AI-jal Zero Data Retention konfiguráció van érvényben, ami azt jelenti, hogy a válasz generálását követően sem a bemenetet, sem a kimenetet nem tárolják. A Mistral AI-nál a modelltanítás ezen felül a fiókbeállításokban is ki van kapcsolva.
Az igénybe vett adatfeldolgozók naprakész listája a Trust Centerünkben érhető el: https://azta.eu.trust.site/resources. A lista lényeges változásáról a regisztrált Felhasználókat előzetesen értesítjük.
5. Naptárintegráció és meeting bot: a Google és a Microsoft naptáradatok kezelése
A jelen pont a naptárintegrációs és meeting bot funkcióra vonatkozik. A funkciót használó felhasználóra a szerepkörök megosztása tekintetében az azta Pro és Team Adatfeldolgozói Megállapodás, illetve az Enterprise szerződés adatvédelmi melléklete az irányadó; ezekben az esetekben az Azta Kft. a naptár- és meetingadatok tekintetében adatfeldolgozóként jár el, az adatkezelő pedig a felhasználó, illetve annak munkáltatója vagy megbízója.
A Google API Services User Data Policy előírásainak megfelelően az alábbiakban attól függetlenül közzétesszük, hogyan férünk hozzá a Google és a Microsoft naptáradatokhoz, hogyan használjuk, tároljuk és osztjuk meg azokat.
5.1 Milyen adatokhoz férünk hozzá és miért
A funkció célja, hogy a felhasználó összekapcsolhassa a Google Naptárát vagy a Microsoft Outlook naptárát a Szolgáltatással, és a megbeszéléseire meghívhassa az azta botját, amely a megbeszélésről szöveges átiratot és összefoglalót készít. Ehhez kizárólag a következőkre van szükségünk:
- Naptár olvasási jogosultság. Kizárólag olvasási hozzáférést kérünk; naptáreseményt nem hozunk létre, nem módosítunk és nem törlünk.
- Kizárólag azokat az eseményeket dolgozzuk fel, amelyek videokonferencia-linket tartalmaznak. Az esemény időpontját, címét, a videokonferencia-linket, valamint a meghívottak nevét és e-mail címét használjuk fel, kizárólag azért, hogy a botot a megfelelő megbeszéléshez rendeljük.
- A naptáresemények leírását, csatolmányait és a nem videokonferenciás eseményeket nem tároljuk.
5.2 Hogyan használjuk fel az adatokat
A Google és a Microsoft API-kon keresztül megszerzett adatokat kizárólag a fentiekben leírt, a felhasználó számára látható funkciók biztosítására és javítására használjuk fel. Ezen az adatkörön a Szolgáltatás nem tanul, és azt nem használjuk fel semmilyen más célra.
5.3 Kivel osztjuk meg
A naptáradatokat és a hozzáférési tokeneket a Hyperdoc Inc. („Recall.ai") tárolja és dolgozza fel a mi megbízásunkból, adatfeldolgozóként, az európai uniós régióban (eu-central-1, Frankfurt) beállított fiókban; a szolgáltató amerikai társaság, ezért vele a 4. pont szerinti garanciákat (SCC) alkalmazzuk. A megbeszélések hangját a Soniox, Inc. alakítja szöveggé, szintén adatfeldolgozóként, európai uniós régióban. A naptáradatokat ezen túlmenően harmadik féllel nem osztjuk meg, kivéve, ha azt jogszabály vagy kötelező hatósági határozat írja elő.
5.4 Meddig tároljuk, és hogyan lehet megszüntetni
- A naptáradatokat a naptárkapcsolat megszüntetéséig tároljuk, és nem archiváljuk.
- A felhasználó a naptárkapcsolatot a Szolgáltatáson belül bármikor megszüntetheti. A megszüntetéssel a tárolt hozzáférési tokeneket visszavonjuk és töröljük, és a tárolt naptáradatokat töröljük.
- A hozzáférés a Google-fiók, illetve a Microsoft-fiók biztonsági beállításaiban is bármikor visszavonható.
- A megbeszélésről készült hangfelvételt az átírást követően haladéktalanul, véglegesen töröljük; tartós hangtárolást nem végzünk. Videó- és képernyőfelvétel nem készül.
5.5 Megfelelés a Google API Services User Data Policy előírásainak. Az azta.ai a Google API-kon keresztül megszerzett információk felhasználása és továbbadása során megfelel a Google API Services User Data Policy előírásainak, ideértve a Limited Use követelményeket. Angol nyelven: „azta.ai's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.” Ennek megfelelően kifejezetten kijelentjük, hogy a Google API-kon keresztül megszerzett felhasználói adatokat:
- kizárólag a felhasználó számára látható, a jelen pontban leírt funkciók biztosítására és javítására használjuk fel;
- nem használjuk fel és nem adjuk tovább hirdetési célra, ideértve a személyre szabott, a viselkedésalapú és az újracélzott hirdetést is;
- nem adjuk el és nem adjuk bérbe;
- nem használjuk fel általános célú mesterséges intelligencia vagy gépi tanulási modell fejlesztéséhez, tanításához vagy finomhangolásához, és ezt a tilalmat az általunk igénybe vett adatfeldolgozókra is kiterjesztjük;
- nem tesszük emberi olvasás tárgyává, kivéve, ha ehhez a felhasználó kifejezett hozzájárulását adta, ha az biztonsági okból vagy a visszaélések kivizsgálásához szükséges, ha azt jogszabály írja elő, vagy ha az adatok aggregált, anonimizált formában, belső üzemeltetési célt szolgálnak;
- harmadik félnek kizárólag az 5.3 pont szerinti adatfeldolgozóinknak, a funkció nyújtásához szükséges mértékben továbbítjuk.
5.6 Microsoft naptáradatok. A Microsoft Outlook naptárral való összekapcsolásra az 5.1-5.4 pontban leírtak értelemszerűen irányadók. A Microsoft-fiókhoz való hozzáférést a felhasználó a Microsoft-fiók beállításaiban is bármikor visszavonhatja.
5.7 A Google és a Microsoft szerepe. A naptáradatokhoz a felhasználó saját Google- vagy Microsoft-fiókján keresztül, az általa megadott engedély alapján férünk hozzá. A Google és a Microsoft ebben a viszonyban nem a mi adatfeldolgozónk, hanem a felhasználó saját szolgáltatója; a velük fennálló jogviszonyra az ő saját adatkezelési feltételeik irányadók.
5.8 A megbeszélések résztvevői. A bot a megbeszélés résztvevői számára láthatóan, a felvétel készítésére egyértelműen utaló néven csatlakozik, és a csatlakozáskor üzenetben tájékoztat a felvétel készítéséről. Bármely résztvevő kérheti a bot eltávolítását. A felvétel és az átirat tartalma felett a megbeszélést szervező előfizető rendelkezik mint adatkezelő, ezért a résztvevők az érintetti jogaikat elsősorban nála gyakorolhatják; a hozzánk beérkező kérelmeket haladéktalanul továbbítjuk neki. Kérelmét az info@azta.ai címre is elküldheti. A Szolgáltatás nem használható a résztvevők tudta nélküli, titkos rögzítésre.
6. Postafiók-integráció és Word bővítmény
Ez a pont a Word bővítményre, valamint a Gmail és a Microsoft Outlook postafiók-integrációra vonatkozik. E funkciók eltérő körben érhetők el: a Word bővítmény Pro és Team előfizetés, illetve Enterprise szerződés keretében, Pro előfizetés esetén magánszemély és üzleti felhasználó számára egyaránt; a postafiók-integráció kizárólag Team előfizetés, illetve Enterprise szerződés keretében, céges (szervezeti) postafiókokra, magánszemélyek számára nem. A Word bővítmény tekintetében magánszemély felhasználó esetén az Azta Kft. adatkezelőként jár el; üzleti felhasználó esetén a szerepkörökre az azta Pro és Team Adatfeldolgozói Megállapodás, illetve az Enterprise szerződés adatvédelmi melléklete az irányadó. A postafiók-integráció tekintetében az adatkezelő minden esetben az előfizető szervezet (Ügyfél), az Azta Kft. pedig adatfeldolgozóként jár el, az azta Pro és Team Adatfeldolgozói Megállapodás, illetve az Enterprise szerződés adatvédelmi melléklete szerint.
A Google API Services User Data Policy, valamint a Microsoft Partner Center és a Microsoft Entra ID követelményeinek megfelelően az alábbiakban attól függetlenül közzétesszük, hogyan férünk hozzá a Google és a Microsoft felhasználói adatokhoz, hogyan használjuk, tároljuk és osztjuk meg azokat.
6.1 Word bővítmény (azta for Word)
A bővítmény a Microsoft Marketplace áruházból telepíthető, és lehetővé teszi, hogy az azta szolgáltatást közvetlenül a Microsoft Wordből hívja meg. A bővítményt „Azta Korlátolt Felelősségű Társaság” kiadói néven, a Microsoft Partner Centeren keresztül adjuk ki; kiadói fiókunkat a Microsoft a Partner Centerben ellenőrizte. A bővítmény szoftverének használatára az ÁSZF mellett a bővítmény Végfelhasználói Licencszerződése (azta.ai/legal/word-add-in-eula) irányadó.
Hozzáférés a megnyitott dokumentumhoz. Ha Ön az azta for Word bővítményt használja, a Szolgáltatás hozzáfér ahhoz a dokumentumhoz, amelyet Ön a Wordben éppen megnyitva tart. A bővítmény ehhez a Microsoft által „ReadWriteDocument” néven meghatározott jogosultságot kéri, amely a megnyitott dokumentum olvasását és az alábbiak szerint, az Ön jóváhagyásával módosítását teszi lehetővé. Ez eltér a feltöltött dokumentumok kezelésétől: a dokumentumot Ön nem tölti fel, hanem a bővítmény olvassa ki a megnyitott fájlból. A bővítmény nem fér hozzá a fájlrendszeréhez, más dokumentumaihoz, a postafiókjához vagy a naptárához.
Kezelt adatok köre:
- a megnyitott dokumentum szövege, illetve annak Ön által kijelölt része;
- a dokumentum szerkezeti adatai (címsorok, bekezdésazonosítók, táblázatok);
- a bővítménynek feltett kérdések és a bővítmény által javasolt módosítások;
- a bővítmény használatának technikai adatai (munkamenet-azonosító, beállítások, a javaslatok elfogadásának állapota).
Az adatkezelés célja és jogalapja. Az adatkezelés célja a feltett kérdés megválaszolása, illetve a kért szövegmódosítás elkészítése. Jogalapja a szolgáltatási szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont). Magánszemély felhasználó esetén az Azta Kft. adatkezelőként, üzleti felhasználó esetén adatfeldolgozóként jár el (lásd a 0. pontot).
Írás a dokumentumba. A bővítmény kizárólag az Ön kifejezett jóváhagyása után módosítja a dokumentumot, és minden módosítás a Word korrektúra (Track Changes) funkcióján keresztül kerül be, így visszavonható. A bővítmény technikai adatokat (munkamenet-azonosító, beállítások, a javaslatok elfogadásának állapota) ment a dokumentum beállítási részébe; ezek az Ön fájljában maradnak a Szolgáltatás használatának befejezése után is, és a fájllal együtt kerülnek tovább, ha Ön a dokumentumot megosztja.
Hol dolgozzuk fel. A megnyitott dokumentum tartalmát nagy nyelvi modellek dolgozzák fel, amelyeket az OpenRouter, Inc. közvetítésével, EU-only konfigurációban érünk el: a tartalmat kizárólag az EU/EGT területén működő modellszolgáltatók dolgozzák fel, és az harmadik országba nem kerül. A tartalmat a modell szolgáltatója nem tárolja (Zero Data Retention), és modelltanításra nem használja fel.
Tárolás és megőrzés. A válaszadás céljából a dokumentumból kiolvasott tartalmat (szöveget és szerkezeti adatokat) a saját, a Supabase által üzemeltetett adatbázisunkban, az eu-central-1 (Frankfurt, EU) régióban tároljuk, és 30 nap elteltével töröljük. A kérdéseket, a válaszokat és a javasolt módosításokat (a beszélgetést) a promptokkal azonos módon, a beszélgetés törléséig, legfeljebb azonban a fiók törlését követő 30 napig őrizzük meg; ezt követően az adatok 60 napig logikailag törölt állapotban maradnak, majd azokat véglegesen töröljük (8. pont). A dokumentum beállítási részébe mentett technikai adatokat nem mi tároljuk: azok az Ön fájljában maradnak.
A Microsoft szerepe. A Microsoft ebben a viszonyban nem a mi adatfeldolgozónk: a Word és a Microsoft 365 az Ön saját szolgáltatása. A Microsoft Marketplace áruházon keresztüli terjesztéshez kapcsolódó adatok (letöltés, licencállapot) tekintetében a Microsoft önálló adatkezelőként jár el, a saját adatkezelési feltételei szerint.
6.2 Postafiók-integráció: mihez férünk hozzá és miért
A postafiók-integráció célja, hogy a Felhasználó a céges postafiókja leveleit az Aztában kezelhesse, és ehhez mesterséges intelligencián alapuló segítséget kapjon. A funkció keretében a Szolgáltatás kizárólag a következőket végzi:
- megjeleníti a postafiókba érkezett és az onnan elküldött leveleket;
- felismeri a beérkező számlákat és pénzügyi dokumentumokat, és azokat a Felhasználó szervezetének munkaterületére rendezi;
- a hatósági levelekből kiemeli a határidőket és a bekért iratokat;
- a válaszra váró levelekhez mesterséges intelligencia segítségével válaszvázlatot készít, automatikusan vagy a Felhasználó kérésére (a „Vázlat kérése az Aztától” gombbal); a vázlat kizárólag az Aztában jelenik meg, a Gmailben vagy az Outlookban nem jön létre belőle piszkozat;
- a Felhasználó kattintására és a címzettek megerősítése után elküldi a Felhasználó által jóváhagyott választ, a Felhasználó saját postafiókjából, a meglévő levélszálban (6.2/a pont).
Ezeken a célokon túlmenő adatkezelést nem végzünk.
- Olvasási jogosultságot, valamint a jóváhagyott válasz elküldéséhez szükséges küldési jogosultságot kérünk. A Szolgáltatás kizárólag akkor küld levelet, ha a Felhasználó a Küldés gombra kattint és megerősíti a címzetteket; ilyenkor is kizárólag egyetlen választ küld a meglévő levélszálban, a Felhasználó saját postafiókjából. Más levelet a Szolgáltatás nem küld, levelet nem továbbít, a postafiókban levelet nem módosít és nem töröl, és nem fér hozzá a postafiók beállításaihoz.
- Az adatokat átvitel közben (TLS) és nyugalmi állapotban titkosítjuk; a hozzáférési tokeneket (OAuth refresh token) ezen felül külön alkalmazáskulccsal titkosítva tároljuk.
- A postafiók első csatlakoztatásakor a Szolgáltatás az utolsó 30 nap beérkezett és elküldött leveleiről (tárgy, feladó, címzettek, dátum, szövegtörzs, mellékletek, üzenetazonosító) tükrözött példányt készít, ezt követően pedig folyamatosan tükrözi az új beérkező és elküldött leveleket. A leveleket kizárólag gépi úton, a fenti célok érdekében dolgozza fel.
- Az új levelekről a Szolgáltatás azonnali értesítést kap: Gmail esetén a Google Cloud Pub/Sub, Microsoft Outlook esetén a Microsoft Graph értesítési szolgáltatásán keresztül. Az értesítés kizárólag a postafiók címét és egy azonosítót tartalmaz, levéltartalmat nem; a levelet a Szolgáltatás ezt követően közvetlenül a postafiókból kéri le.
- A tükrözött leveleket és mellékleteket, a válaszvázlatokat, valamint az Aztából elküldött válaszokról készült nyilvántartást a saját, a Supabase által üzemeltetett adatbázisunkban, az eu-central-1 (Frankfurt, EU) régióban tároljuk, amíg a Felhasználó azokat nem törli. Automatikus, időalapú törlés nincs. Törlésnek minősül, ha a Felhasználó a levelet a postafiókjában törli vagy a kukába helyezi (ilyenkor a tükrözött példányt is töröljük), ha a postafiókot a „Leválasztás és levelek törlése” gombbal leválasztja, illetve ha másik postafiókra vált (ilyenkor a korábbi postafiók tükrözött leveleit töröljük). A tárolás legkésőbb a szervezeti fiók törléséig tart, az azta Pro és Team Adatfeldolgozói Megállapodás, illetve az Enterprise szerződés adatvédelmi melléklete szerint. A felismert számlákat és pénzügyi dokumentumokat, valamint az azokból kinyert adatokat a szervezete munkaterületére rendezzük, és azokat a szervezete általi törlésig, de legfeljebb a szervezeti fiók törléséig, az azta Pro és Team Adatfeldolgozói Megállapodás, illetve az Enterprise szerződés adatvédelmi melléklete szerint őrizzük meg.
- A postafiók-kapcsolatot Ön bármikor megszüntetheti a Beállítások › Kapcsolatok menüpontban, kétféle módon: (i) leválasztás a levelek megtartásával: a szinkron leáll, a már tükrözött levelek, a válaszvázlatok és az elküldött válaszok nyilvántartása az Aztában megmarad, amíg Ön azokat nem törli; (ii) a „Leválasztás és levelek törlése” gombbal: a tükrözött leveleket és mellékleteket, a válaszvázlatokat és az elküldött válaszok nyilvántartását is véglegesen töröljük. A hozzáférési adatokat (OAuth-tokeneket) mindkét esetben töröljük. Gmail esetén a hozzáférést a Google-nél is visszavonjuk. Microsoft-fiók esetén a hozzáférés visszavonása a mi oldalunkról technikailag nem lehetséges: a tokeneket nálunk töröljük, a Microsoft-fiókhoz adott engedélyt pedig Ön a Microsoft-fiókja beállításaiban, szervezeti fiók esetén a rendszergazda a Microsoft Entra felügyeleti központban vonhatja vissza. A munkaterületre már rendezett számlák a leválasztást követően is megmaradnak, az előfizetésre irányadó adatfeldolgozói dokumentum szerint.
- A hozzáférés a Google-fiók, illetve a Microsoft-fiók biztonsági beállításaiban is bármikor visszavonható.
6.2/a Válaszvázlat és válaszküldés
Ki és mikor olvassa a levelet. A válaszvázlatot nagy nyelvi modell készíti el, a 4. pontban felsorolt modellszolgáltatókon keresztül (OpenRouter, EU-only konfigurációban és Zero Data Retention mellett; Mistral AI, EU-végponton). A vázlathoz a modell a megválaszolandó levelet és a levélszál korábbi leveleit dolgozza fel. Vázlat automatikusan készül azokhoz a levelekhez, amelyeket a Szolgáltatás válaszra várónak ítél, valamint akkor, ha Ön a „Vázlat kérése az Aztától” gombra kattint. A leveleket munkatársaink nem olvassák; emberi hozzáférés kizárólag a 6.3 pontban felsorolt esetekben lehetséges. A modellszolgáltatók a leveleket nem tárolják, és azokon modellt nem tanítanak.
Hol jelenik meg a vázlat. A vázlat kizárólag az Azta felületén jelenik meg; a Szolgáltatás a Gmailben vagy az Outlookban piszkozatot nem hoz létre. A vázlatot Ön szabadon szerkesztheti, elvetheti vagy elküldheti. A vázlat mesterséges intelligencia által készített javaslat, amely hibás vagy hiányos lehet, ezért küldés előtt ellenőrizze.
Mikor és mit küldünk. A Szolgáltatás kizárólag akkor küld levelet, ha Ön a Küldés gombra kattint, és a megjelenített címzetteket megerősíti. Ilyenkor a Szolgáltatás egyetlen választ küld, a meglévő levélszálban, az Ön saját postafiókjából, az Ön által jóváhagyott szöveggel és címzettekkel. Automatikus, ütemezett vagy tömeges küldés, új levélszál indítása és levéltovábbítás nem történik. Az elküldött válasz az Ön postafiókjában az elküldött levelek között is megjelenik.
Mit tárolunk az elküldött válaszról. Az Aztából elküldött válaszokról nyilvántartást vezetünk, amely a válasz szövegét, a címzetteket és a küldés időpontját tartalmazza. A nyilvántartás célja, hogy Ön és a szervezete visszakereshesse, mit küldtek az Aztából, valamint a visszaélések kivizsgálása (6.3 pont). A nyilvántartást a 6.2 pont szerinti tükrözött levelekkel azonos ideig, az ott leírt törlési szabályok szerint őrizzük meg.
6.3 Emberi hozzáférés
A postafiókból származó adatokhoz munkatársaink kizárólag a következő négy esetben férnek hozzá: (i) ha az Ügyfél (vagy a nevében Ön) kifejezetten, dokumentáltan ügyféltámogatást kér és ahhoz a hozzáférés szükséges; (ii) biztonsági incidens vagy visszaélés kivizsgálása céljából; (iii) jogszabályi vagy kötelező hatósági kötelezettség teljesítése érdekében; illetve (iv) aggregált, anonimizált formában, belső üzemeltetési célból. Minden egyéb esetben a feldolgozás kizárólag automatizált módon történik.
6.4 Megfelelés a Google API Services User Data Policy előírásainak. A Gmail-integráció a következő Google-jogosultságokat használja: https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly (a levelek olvasása; korlátozott hatókörű, restricted scope) és https://www.googleapis.com/auth/gmail.send (levél küldése; érzékeny hatókörű, sensitive scope). A küldési jogosultságot kizárólag a Felhasználó által jóváhagyott válasz elküldésére használjuk (6.2/a pont). Az azta.ai a Google API-kon keresztül megszerzett információk felhasználása és továbbadása során megfelel a Google API Services User Data Policy előírásainak, ideértve a korlátozott hatókörű jogosultságokra vonatkozó Limited Use követelményeket. Angol nyelven: „azta.ai's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.” Ennek megfelelően kifejezetten kijelentjük, hogy a Gmail API-n keresztül megszerzett felhasználói adatokat:
- kizárólag a 6.2 és a 6.2/a pontban leírt, a felhasználó számára látható funkciók biztosítására és javítására használjuk fel;
- nem használjuk fel és nem adjuk tovább hirdetési célra, ideértve a személyre szabott, a viselkedésalapú és az újracélzott hirdetést is;
- nem értékesítjük és nem adjuk bérbe;
- nem használjuk fel általános célú mesterséges intelligencia vagy gépi tanulási modell fejlesztéséhez, tanításához vagy finomhangolásához, és ezt a tilalmat az általunk igénybe vett adatfeldolgozókra is kiterjesztjük;
- nem tesszük emberi olvasás tárgyává, kivéve a 6.3 pontban felsorolt négy esetet;
- harmadik félnek kizárólag a 6.6 pont szerinti adatfeldolgozóinknak, a funkció nyújtásához szükséges mértékben továbbítjuk.
A korlátozott hatókörű jogosultság használatához a Google független biztonsági értékelést (CASA - Cloud Application Security Assessment) ír elő, amelyet a funkció élesítése előtt elvégeztetünk, majd évente megújítunk. Az értékelés eredményéről szóló összefoglalót kérésre rendelkezésre bocsátjuk.
6.5 Microsoft postafiók-integráció. A Microsoft Outlook postafiókhoz a Microsoft Entra ID (korábban Azure AD) hitelesítésén keresztül, kizárólag delegált jogosultságokkal férünk hozzá: Mail.Read (a bejelentkezett felhasználó saját leveleinek olvasása), Mail.Send (levél küldése a bejelentkezett felhasználó nevében, kizárólag a Felhasználó által jóváhagyott válasz elküldésére, 6.2/a pont), User.Read (a felhasználó nevének és e-mail címének olvasása) és offline_access (a szinkronizálás fenntartása ismételt bejelentkezés nélkül). Alkalmazásszintű jogosultságot nem kérünk: a Szolgáltatás kizárólag a bejelentkezett felhasználó nevében, annak saját postafiókjához fér hozzá; más munkavállalók leveleihez, megosztott postafiókokhoz vagy a szervezet egészére kiterjedő adatokhoz nem. Az új levelekről a Microsoft Graph értesítési szolgáltatása értesít; az értesítés levéltartalmat nem tartalmaz. A 6.2, a 6.2/a és a 6.3 pontban leírtak erre az integrációra is irányadók. Szervezeti (Microsoft 365) postafiók esetén a szervezet rendszergazdája a hozzáférést a szervezet nevében előzetesen jóváhagyhatja; ez nem kapcsol össze egyetlen postafiókot sem, azt minden felhasználónak magának kell megtennie, és megtagadhatja. A rendszergazda a hozzáférést a Microsoft Entra felügyeleti központban (Enterprise applications) bármikor visszavonhatja. Mivel a Microsoft-fiókhoz adott engedélyt a mi oldalunkról nem lehet visszavonni, leválasztáskor a hozzáférési adatokat nálunk töröljük, az engedélyt pedig Ön a Microsoft-fiókja beállításaiban vonhatja vissza. A Microsoft ebben a viszonyban nem a mi adatfeldolgozónk, hanem az Ön, illetve a szervezete saját szolgáltatója.
6.6 Kivel osztjuk meg
A tükrözött leveleket és mellékleteket a 6.2 pontban leírt feldolgozáshoz (a számlák felismeréséhez és a számlaadatok kinyeréséhez, a hatósági levelek határidőinek és bekért iratainak kiemeléséhez, valamint a válaszvázlatok elkészítéséhez; karakterfelismerés és mesterséges intelligencián alapuló feldolgozás) a 4. pontban felsorolt adatfeldolgozóink dolgozzák fel, a 4. pont szerinti adatrezidencia és garanciák mellett. A postafiókból származó adatokon sem mi, sem adatfeldolgozóink nem tanítanak modellt (4. pont). A postafiókból származó adatokat ezen túlmenően harmadik féllel nem osztjuk meg, kivéve ha azt jogszabály vagy kötelező hatósági határozat írja elő. A Gmail-postafiókba érkező új levelekről szóló értesítést a Google Cloud EMEA Limited (Google Cloud Pub/Sub) továbbítja adatfeldolgozóként, európai uniós tárolással; az értesítés levéltartalmat nem tartalmaz. Az Aztából elküldött választ az Ön levelezési szolgáltatója (a Google, illetve a Microsoft) kézbesíti a címzetteknek. A postafiókból származó adatokat nem továbbítjuk analitikai szolgáltatóhoz.
6.7 A feladók és az egyéb érintettek tájékoztatása. A postafiók-integráció szükségképpen olyan személyek adatait is érinti, akik nem a mi felhasználóink: az üzenetek feladóit, további címzettjeit, az Aztából küldött válaszok címzettjeit, valamint a számlákban és pénzügyi dokumentumokban szereplő személyeket. E funkció tekintetében az adatkezelő az a szervezet (az előfizető Ügyfél), amelynek céges postafiókját összekapcsolták; mi az ő utasítása szerint, adatfeldolgozóként járunk el. Az adatkezelés jogalapját az Ügyfél határozza meg (jellemzően a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek), és az érintettek tájékoztatása is az Ügyfél kötelezettsége; a jelen pont ezt kiegészítő, átláthatósági célú tájékoztatás. A tükrözött leveleket kizárólag gépi úton dolgozzuk fel (ideértve a válaszvázlat elkészítését is), azokat a 6.2 pont szerint az Ügyfél, illetve felhasználója általi törlésig tároljuk, és az adatokhoz emberi hozzáférés csak a 6.3 pont szerinti szűk körben lehetséges. Az érintettek a saját helyzetükkel kapcsolatos okból az adatkezelés ellen tiltakozhatnak, és kérhetik a rájuk vonatkozó adatok törlését az adatkezelő szervezetnél; az info@azta.ai címre érkező kérelmeket haladéktalanul továbbítjuk az érintett Ügyfélnek.
6.8 Az Ön felelőssége. Ön kizárólag a szervezete (az előfizető Ügyfél) által kiadott céges postafiókot kapcsolhat össze a Szolgáltatással, a szervezete engedélyével és szabályai szerint; magáncélú postafiók nem kapcsolható össze. Kérjük, ne kapcsoljon össze olyan postafiókot, amelyben jogszabály által védett titok - így különösen ügyvédi, orvosi vagy más foglalkozási titok - található, ha annak feldolgozására nincs megfelelő jogalapja. Az Aztából elküldött válasz tartalmáért és címzettjeiért Ön felel: küldés előtt ellenőrizze a vázlatot és a címzetteket.
6.9 Különleges kategóriájú adatok. Egy postafiók természeténél fogva tartalmazhat a GDPR 9. cikke szerinti különleges kategóriájú adatot is. A Szolgáltatás ilyen adatok kezelésére nem irányul: a gépi feldolgozás célja kizárólag a 6.2 pontban leírt funkciók (a pénzügyi dokumentumok azonosítása, a hatósági határidők kiemelése és a válaszvázlat elkészítése) biztosítása, és a válaszvázlat elkészítése során a modell ilyen adatot külön nem gyűjt ki és nem értékel. A tükrözött leveleket a Felhasználó törléséig tároljuk; ha egy levél ilyen adatot tartalmaz, a Felhasználó azt a postafiókjában törölheti, és ilyenkor a tükrözött példányt is töröljük. Amennyiben ilyen adat mégis a felismert dokumentumba kerül, azt az előfizetésre irányadó adatfeldolgozói dokumentum szerinti megőrzési időn belül töröljük; a haladéktalan törlést az Ügyfél (az Ön szervezete) kérheti.
7. Mesterséges intelligencia
Ön mesterséges intelligencia rendszerrel lép kapcsolatba. Az azta.ai szolgáltatás mesterséges intelligencián alapul: a kérdéseire a választ egy AI-rendszer állítja elő. Ezt a tájékoztatást a mesterséges intelligenciáról szóló (EU) 2024/1689 rendelet (AI Act) 50. cikk (1) bekezdése alapján adjuk.
A rendszer az AI Act szerint nem minősül nagy kockázatú rendszernek. A generált válaszok pontatlanok vagy hiányosak lehetnek, ezért azokat emberi ellenőrzés nélkül nem javasolt felhasználni. A válaszok nem minősülnek adótanácsadásnak vagy jogi tanácsadásnak. A rendszer jellemzőiről, korlátairól és az emberi felügyelet lehetőségéről az ÁSZF ad részletes tájékoztatást.
Az Ön adatain a rendszer nem tanul: a 4. pont szerinti modelltanítási kizárás a Szolgáltatás valamennyi AI-funkciójára kiterjed.
8. Adatbiztonság és megőrzés
Megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk személyes adatai védelme érdekében a jogosulatlan hozzáférés, felhasználás, módosítás vagy megsemmisítés ellen. Az adatokat nyugalmi állapotban AES-256, átvitel közben TLS titkosítással védjük; a hozzáférés szerepkör-alapú, a legszűkebb szükséges jogosultság elve szerint; a rendszer működését központi naplózás és automatizált anomália-detekció kíséri.
Cégünk érvényes ISO/IEC 27001:2022 információbiztonsági tanúsítvánnyal rendelkezik. Fontos azonban tudni, hogy az interneten keresztüli adattovábbítás és az elektronikus tárolás egyetlen módszere sem nyújt teljes biztonságot.
Adatvédelmi incidens. Adatvédelmi incidens esetén az elhárítást haladéktalanul megkezdjük. Amennyiben az incidens valószínűsíthetően kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, azt a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül bejelentjük a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak (GDPR 33. cikk). Ha az incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár, az érintett Felhasználókat is tájékoztatjuk (GDPR 34. cikk).
Megőrzés. A megőrzési időket a 2. pont táblázata tartalmazza adatkezelésenként. A fiókhoz kötött adatokat - ha a 2. pont táblázata ennél hosszabb megőrzési időt nem határoz meg - a fiók törlését követően 30 napig őrizzük meg; ezalatt Ön adatait géppel olvasható formátumban exportálhatja (ÁSZF XIV. 5. pont). A 30 nap leteltével az adatok további 60 napra logikailag törölt állapotba kerülnek: Ön számára nem hozzáférhetők, és azokat a végleges törléshez szükséges műveleteken kívül semmilyen célra nem használjuk fel. A 60 nap leteltével az adatokat az éles és a biztonsági mentési rendszereinkből véglegesen és visszaállíthatatlanul töröljük. A 2. pont táblázatában meghatározott hosszabb megőrzési idejű adatokat (így különösen az előfizetési és számlázási adatokat) a megőrzési idő leteltével külön értesítés nélkül töröljük, illetve visszaállíthatatlanul anonimizáljuk.
Kockázatelemzés. A tartalmi adatok mesterséges intelligencia segítségével történő feldolgozására (kérdések, feltöltött dokumentumok, memória, diktálás, Word bővítmény), valamint a meeting bot és a postafiók-integráció funkcióra (ideértve a válaszvázlatok készítését és a válaszküldést) a GDPR 35. cikke szerinti adatvédelmi hatásvizsgálatot készítettünk; ez utóbbiakat a funkciók élesítése előtt véglegesítjük. A hatásvizsgálatokat legalább évente, valamint az adatkezelés lényeges változásakor felülvizsgáljuk. Az adatkezelés a hatásvizsgálatban rögzített intézkedések mellett nem jár magas maradványkockázattal.
9. Az Ön jogai
Önt a következő jogok illetik meg:
- hozzáférés az Önről kezelt személyes adatokhoz (GDPR 15. cikk);
- helyesbítés (GDPR 16. cikk);
- törlés, „elfeledtetés” (GDPR 17. cikk);
- az adatkezelés korlátozása (GDPR 18. cikk);
- adathordozhatóság, tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban (GDPR 20. cikk);
- tiltakozás az adatkezelés ellen, ha annak jogalapja jogos érdek (GDPR 21. cikk);
- a hozzájárulás bármikori visszavonása, ha az adatkezelés jogalapja hozzájárulás (GDPR 7. cikk (3) bekezdés).
Tiltakozás joga. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy a jogos érdeken alapuló adatkezelések ellen - így különösen a szolgáltatási üzenetek, a szolgáltatásfejlesztés és a visszaélés-megelőzés ellen - bármikor tiltakozhat a saját helyzetével kapcsolatos okból. Ebben az esetben az adatokat nem kezeljük tovább, kivéve, ha az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Ön érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben.
Jogai gyakorlásához kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot az info@azta.ai címen, a kérelem tárgyaként megjelölve azt a jogot, amellyel élni kíván. Kérelmére indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb 1 hónapon belül válaszolunk; ez a határidő szükség esetén további 2 hónappal meghosszabbítható, amelyről Önt tájékoztatjuk (GDPR 12. cikk (3) bekezdés).
Amennyiben a kérelmet benyújtó személy kilétével kapcsolatban megalapozott kétségünk merül fel, a személyazonosság megerősítéséhez szükséges további információt kérhetünk (GDPR 12. cikk (6) bekezdés). Ilyen esetben elsősorban a fiókjához tartozó e-mail címről történő megerősítést kérjük; érzékeny azonosító okmány megküldését nem kérjük.
Fiókja törlését az info@azta.ai címen kérheti.
Panasz és jogorvoslat. Ha megítélése szerint személyes adatainak kezelése sérti a GDPR-t, panaszt tehet a felügyeleti hatóságnál, illetve bírósági jogorvoslattal élhet. Magyarországon az illetékes felügyeleti hatóság a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (weboldal: https://naih.hu; cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.; postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9.; telefon: +36-30-683-5969; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu). Ön a szokásos tartózkodási helye, a munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti tagállam felügyeleti hatóságánál is élhet panasszal (GDPR 77. cikk).
11. A tájékoztató módosítása
A jelen tájékoztatót időről időre frissítjük. Az új változatot ezen az oldalon tesszük közzé, és frissítjük a hatálybalépés dátumát. Lényeges módosítás esetén - különösen az adatkezelési célok, a jogalapok, a harmadik felekkel való megosztás vagy az érintetti jogok tekintetében - a változás hatálybalépése előtt legalább 15 nappal e-mailben értesítjük a regisztrált Felhasználókat.
12. Adatvédelmi kapcsolattartó
Az Azta Kft. a GDPR 37. cikke alapján adatvédelmi tisztviselő (DPO) kijelölésére nem köteles, mivel fő tevékenysége nem foglalja magában az érintettek nagymértékű, rendszeres és szisztematikus megfigyelését, sem a GDPR 9. és 10. cikke szerinti adatok nagy számban történő kezelését. Az adatvédelemmel kapcsolatos feladatokat a GRC Manager látja el.
Adatvédelmi kérdéseit a következő címen teheti fel: andras.nagy@azta.ai.
13. Kapcsolat
Ha bármilyen kérdése van a jelen tájékoztatóval kapcsolatban, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot:
- Azta Korlátolt Felelősségű Társaság
- Cégjegyzékszám: 01-09-470071
- Adószám: 32861196-2-41
- Székhely: 1139 Budapest, Váci út 99-105. Balance Hall épület 4. emelet
- Ügyvezető: Máté Márk
- E-mail: info@azta.ai