Adatkezelési Tájékoztató

0. Kire vonatkozik ez a tájékoztató?

Ez a tájékoztató a Szolgáltatás magánszemélyként, nem üzleti és nem szakmai célból történő használatára vonatkozik.

Ha Ön a Szolgáltatást egyéni vállalkozóként, vállalkozás vagy más szervezet nevében, munkavállalójaként vagy megbízottjaként, illetve bármilyen gazdasági vagy szakmai tevékenysége körében veszi igénybe, akkor Önre nem ez a tájékoztató, hanem az alábbi helyen elérhető dokumentumok vonatkoznak:

https://azta.eu.trust.site/resources → Resources → Documents

Ennek oka az, hogy a két esetben eltérnek az adatvédelmi szerepkörök. Ha Ön magánszemélyként használja a Szolgáltatást, az Azta Kft. a GDPR szerinti adatkezelőnek minősül, és az adatkezelésért közvetlenül felel Önnel szemben. Ha Ön üzleti vagy szakmai célból használja, akkor a Szolgáltatásba bevitt tartalom tekintetében Ön, illetve az Ön munkáltatója vagy megbízója az adatkezelő, az Azta Kft. pedig adatfeldolgozóként, az Ön utasítása alapján jár el. Ezt a viszonyt nem tájékoztató, hanem adatfeldolgozói megállapodás rendezi.

Az alábbi táblázat segít eldönteni, melyik dokumentum vonatkozik Önre:

A naptárintegráció és a meeting bot funkció kizárólag üzleti és szakmai célú előfizetés keretében érhető el, magánszemély felhasználók számára nem. E funkciók adatkezelési szabályait - ideértve a Google és a Microsoft naptáradatok kezelését - az átláthatóság érdekében az 5. pontban akkor is közzétesszük, ha az adott felhasználóra a szerepkörök megosztása tekintetében a fenti táblázatban hivatkozott dokumentumok az irányadók.

A Word bővítmény Pro és Enterprise előfizetés keretében, magánszemély és üzleti felhasználó számára egyaránt elérhető. A Gmail- és Microsoft Outlook-postafiók-integráció kizárólag Enterprise szerződés keretében, céges (szervezeti) postafiókokra érhető el; magánszemélyek számára nem. Ha Ön magánszemélyként veszi igénybe a Word bővítményt, a 6.1 pont szerinti adatkezelésekben az Azta Kft. adatkezelőnek minősül, és Ön a jogait közvetlenül velünk szemben gyakorolhatja. Ha üzleti vagy szakmai célból veszi igénybe, a szerepkörökre a fenti táblázatban hivatkozott dokumentumok az irányadók, a 6. pont technikai és biztonsági tartalma azonban ebben az esetben is érvényes.

Kivétel. A jelen tájékoztató 10. pontja (Sütik), valamint a 2. pont táblázatában a weboldal látogatásához, a kapcsolatfelvételhez, a panaszkezeléshez, a hírlevélhez és az időpontfoglaláshoz kapcsolódó sorok minden látogatóra és érdeklődőre vonatkoznak, függetlenül attól, hogy magánszemélyként vagy üzleti célból keresi fel a weboldalunkat. Ezekben az adatkezelésekben az Azta Kft. minden esetben adatkezelőnek minősül.

1. Bevezetés

Az Azta Korlátolt Felelősségű Társaság (cégjegyzékszám: 01-09-470071, adószám: 32861196-2-41, székhely: 1139 Budapest, Váci út 99-105. Balance Hall épület 4. emelet; a továbbiakban: „Adatkezelő”, „mi”) mint adatkezelő elkötelezett az Ön („Érintett”, „Ön”) személyes adatainak védelme mellett.

Ebben a tájékoztatóban bemutatjuk, hogyan gyűjtjük, kezeljük, osztjuk meg és védjük az Ön személyes adatait, amikor Ön igénybe veszi weboldalunkat és szolgáltatásainkat (együttesen: „Szolgáltatás”). A tájékoztató az Általános Szerződési Feltételek és Felhasználási Feltételek (a továbbiakban: ÁSZF), a Cookie Policy, valamint a Word bővítmény használata esetén a bővítmény Végfelhasználói Licencszerződése rendelkezéseivel együtt értelmezendő.

Az Azta Kft. korábbi cégneve Phantic Kft. volt. A korábbi néven kötött szerződések és a korábbi néven kiállított dokumentumok változatlanul az Azta Kft.-re vonatkoznak.

2. Az általunk gyűjtött adatok és az adatkezelések

A Szolgáltatás használata során a következő adatkategóriákat kezeljük:

• Azonosító és fiókadatok: név, e-mail cím, telefonszám, jelszó-hash vagy SSO azonosító.
• Számlázási adatok: név, számlázási cím, adószám (ha van), a fizetéssel kapcsolatos adatok.
• Tartalmi adatok: az Ön által feltett kérdések (promptok), a feltöltött dokumentumok tartalma, a Szolgáltatás által generált válaszok, a memóriában tárolt információk, a diktálásból származó átírt szöveg.
• Dokumentumadatok az azta for Word bővítményből: a Microsoft Wordben megnyitott dokumentum szövege, illetve annak Ön által kijelölt része, a dokumentum szerkezeti adatai (címsorok, bekezdésazonosítók, táblázatok), a bővítménynek feltett kérdések és a bővítmény által javasolt módosítások.
• Használati és technikai adatok: IP-cím, munkamenet-azonosító, eszköz- és böngészőinformáció, operációs rendszer, a meglátogatott oldalak, a Szolgáltatásban végzett műveletek naplózási metaadatai.
• Süti- és analitikai adatok: a 10. pont szerint, kizárólag az Ön hozzájárulása alapján.

Az egyes adatkezelési műveleteket tételesen, cél, kezelt adatkör, jogalap és megőrzési idő szerint az alábbi táblázatban mutatjuk be.

Automatizált döntéshozatal. Az Adatkezelő nem végez olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntéshozatalt vagy profilalkotást, amely Önre nézve joghatással járna vagy Önt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené (GDPR 22. cikk).

Az adatszolgáltatás kötelező vagy önkéntes jellege. A regisztrációhoz szükséges e-mail cím megadása a Szolgáltatás igénybevételének szerződéses előfeltétele; enélkül a Szolgáltatás nem vehető igénybe. A szerződés teljesítésén alapuló további adatkezelések (dokumentum feltöltése, diktálás) esetén az adatszolgáltatás az adott funkció használatához szükséges. A hozzájáruláson alapuló adatkezelések (memória, személyre szabás, marketing, sütik) esetén az adatszolgáltatás önkéntes; ezek hiányában az adott funkció nem érhető el, de a Szolgáltatás alapfunkciói használhatók.

3. Ha Ön más személy adatait adja meg

Előfordulhat, hogy az Ön által feltett kérdés vagy feltöltött dokumentum más természetes személy (például családtag, üzleti partner, munkavállaló) személyes adatát tartalmazza. Ezekben az esetekben az Adatkezelő olyan személyes adatot kezel, amelyet nem az érintettől szerzett meg.

Az ilyen adatok forrása minden esetben Ön, a kezelt adatkategóriák és a megőrzési idők megegyeznek a 2. pont táblázatának megfelelő soraival, az adatkezelés célja pedig a Szolgáltatás nyújtása. Az Adatkezelő ezeket az adatokat kizárólag az Ön kérdésének megválaszolásához használja fel.

Az Adatkezelő ezeket az érintetteket közvetlenül nem tudja tájékoztatni, mivel nem rendelkezik az elérhetőségükkel, és a tájékoztatás a GDPR 14. cikk (5) bekezdés b) pontja értelmében aránytalan erőfeszítést igényelne. Az Adatkezelő e kötelezettségét a jelen pont közzétételével teljesíti. Kérjük, hogy Ön mint felhasználó csak annyi adatot osszon meg velünk, amennyi a kérdés megválaszolásához feltétlenül szükséges, és lehetőség szerint távolítsa el a szükségtelen személyes adatokat.

Kérjük továbbá, hogy ne osszon meg velünk a GDPR 9. cikke szerinti különleges kategóriájú (például egészségügyi, vallási, politikai véleményre vagy szakszervezeti tagságra vonatkozó), illetve a 10. cikk szerinti büntetőjogi vonatkozású adatot. A Szolgáltatás nem ilyen adatok kezelésére szolgál, és az Adatkezelő ilyen adatok kezelésére nem kér és nem gyűjt hozzájárulást.

A Szolgáltatás 18. életévüket betöltött személyeknek szól; tudomásunk szerint kiskorúaktól nem gyűjtünk személyes adatot.

4. Adatfeldolgozók és adattovábbítás

Személyes adatait nem adjuk el, nem kereskedünk velük, és nem adjuk bérbe harmadik feleknek. A Szolgáltatás működtetéséhez azonban adatfeldolgozókat veszünk igénybe, akik az adatokat kizárólag a mi utasításunk alapján, a velünk kötött, a GDPR 28. cikkének megfelelő szerződés alapján kezelik.

Adatait megoszthatjuk továbbá, ha ezt jogszabály írja elő, bíróság vagy hatóság kötelező határozata rendeli el, vagy ha az a jogaink védelméhez, illetve az Ön vagy mások biztonsága érdekében szükséges.

Analitikai és hirdetési szolgáltatók. Az „Analitika” és „Hirdetés” tevékenységű címzettek részére kizárólag akkor továbbítunk adatot, ha Ön a süti-banneren ehhez hozzájárult. A közös adatkezelőként megjelölt szolgáltatókkal a GDPR 26. cikke szerinti megállapodás van érvényben; a megállapodás lényegét kérésre rendelkezésére bocsátjuk.

EGT-n kívüli továbbítás. Amennyiben lehetőségünk van rá, olyan adatközpontot veszünk igénybe, amely az EGT területén található. Ha ez nem lehetséges, az adattovábbítás az Európai Bizottság 2021/914/EU végrehajtási határozata szerinti általános szerződési feltételek (SCC) alapján, vagy az EU-USA Adatvédelmi Keretrendszer (EU-US Data Privacy Framework) hatálya alá tartozó, megfelelően tanúsított szolgáltató igénybevételével történik. A megfelelő garanciák másolatát kérésre, az info@azta.ai címen rendelkezésére bocsátjuk. A harmadik országba történő továbbításokra vonatkozóan transzfer-hatásvizsgálatot (TIA) végeztünk, amelyet évente felülvizsgálunk.

Modelltanítás kizárása. Sem az Azta Kft., sem az általa igénybe vett adatfeldolgozók nem használják fel az Ön kérdéseit, feltöltött dokumentumait vagy a generált válaszokat mesterséges intelligencia modell tanítására vagy finomhangolására. Az OpenRouterrel (és a kivezetéséig az AWS Bedrockkal) Zero Data Retention konfiguráció van érvényben, ami azt jelenti, hogy a válasz generálását követően sem a bemenetet, sem a kimenetet nem tárolják. A Mistral AI-nál a modelltanítás ki van kapcsolva.

Az igénybe vett adatfeldolgozók naprakész listája a Trust Centerünkben érhető el: https://azta.eu.trust.site/resources. A lista lényeges változásáról a regisztrált Felhasználókat előzetesen értesítjük.

5. Naptárintegráció és meeting bot: a Google és a Microsoft naptáradatok kezelése

A jelen pont a naptárintegrációs és meeting bot funkcióra vonatkozik. A funkciót használó felhasználóra a szerepkörök megosztása tekintetében az azta Pro Adatfeldolgozói Megállapodás, illetve az Enterprise szerződés adatvédelmi melléklete az irányadó; ezekben az esetekben az Azta Kft. a naptár- és meetingadatok tekintetében adatfeldolgozóként jár el, az adatkezelő pedig a felhasználó, illetve annak munkáltatója vagy megbízója.

A Google API Services User Data Policy előírásainak megfelelően az alábbiakban attól függetlenül közzétesszük, hogyan férünk hozzá a Google és a Microsoft naptáradatokhoz, hogyan használjuk, tároljuk és osztjuk meg azokat.

5.1 Milyen adatokhoz férünk hozzá és miért

A funkció célja, hogy a felhasználó összekapcsolhassa a Google Naptárát vagy a Microsoft Outlook naptárát a Szolgáltatással, és a megbeszéléseire meghívhassa az azta botját, amely a megbeszélésről szöveges átiratot és összefoglalót készít. Ehhez kizárólag a következőkre van szükségünk:

• Naptár olvasási jogosultság. Kizárólag olvasási hozzáférést kérünk; naptáreseményt nem hozunk létre, nem módosítunk és nem törlünk.
• Kizárólag azokat az eseményeket dolgozzuk fel, amelyek videokonferencia-linket tartalmaznak. Az esemény időpontját, címét, a videokonferencia-linket, valamint a meghívottak nevét és e-mail címét használjuk fel, kizárólag azért, hogy a botot a megfelelő megbeszéléshez rendeljük.
• A naptáresemények leírását, csatolmányait és a nem videokonferenciás eseményeket nem tároljuk.

5.2 Hogyan használjuk fel az adatokat

A Google és a Microsoft API-kon keresztül megszerzett adatokat kizárólag a fentiekben leírt, a felhasználó számára látható funkciók biztosítására és javítására használjuk fel. Ezen az adatkörön a Szolgáltatás nem tanul, és azt nem használjuk fel semmilyen más célra.

5.3 Kivel osztjuk meg

A naptáradatokat és a hozzáférési tokeneket a Hyperdoc Inc. („Recall.ai") tárolja és dolgozza fel a mi megbízásunkból, adatfeldolgozóként, az európai uniós régióban (eu-central-1, Frankfurt) beállított fiókban; a szolgáltató amerikai társaság, ezért vele a 4. pont szerinti garanciákat (SCC) alkalmazzuk. A megbeszélések hangját a Soniox, Inc. alakítja szöveggé, szintén adatfeldolgozóként, európai uniós régióban. A naptáradatokat ezen túlmenően harmadik féllel nem osztjuk meg, kivéve, ha azt jogszabály vagy kötelező hatósági határozat írja elő.

5.4 Meddig tároljuk, és hogyan lehet megszüntetni

• A naptáradatokat a naptárkapcsolat megszüntetéséig tároljuk, és nem archiváljuk.
• A felhasználó a naptárkapcsolatot a Szolgáltatáson belül bármikor megszüntetheti. A megszüntetéssel a tárolt hozzáférési tokeneket visszavonjuk és töröljük, és a tárolt naptáradatokat töröljük.
• A hozzáférés a Google-fiók, illetve a Microsoft-fiók biztonsági beállításaiban is bármikor visszavonható.
• A megbeszélésről készült hangfelvételt az átírást követően haladéktalanul, véglegesen töröljük; tartós hangtárolást nem végzünk. Videó- és képernyőfelvétel nem készül.

5.5 Megfelelés a Google API Services User Data Policy előírásainak. Az azta.ai a Google API-kon keresztül megszerzett információk felhasználása és továbbadása során megfelel a Google API Services User Data Policy előírásainak, ideértve a Limited Use követelményeket. Angol nyelven: „azta.ai's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.” Ennek megfelelően kifejezetten kijelentjük, hogy a Google API-kon keresztül megszerzett felhasználói adatokat:

• kizárólag a felhasználó számára látható, a jelen pontban leírt funkciók biztosítására és javítására használjuk fel;
• nem használjuk fel és nem adjuk tovább hirdetési célra, ideértve a személyre szabott, a viselkedésalapú és az újracélzott hirdetést is;
• nem adjuk el és nem adjuk bérbe;
• nem használjuk fel általános célú mesterséges intelligencia vagy gépi tanulási modell fejlesztéséhez, tanításához vagy finomhangolásához, és ezt a tilalmat az általunk igénybe vett adatfeldolgozókra is kiterjesztjük;
• nem tesszük emberi olvasás tárgyává, kivéve, ha ehhez a felhasználó kifejezett hozzájárulását adta, ha az biztonsági okból vagy a visszaélések kivizsgálásához szükséges, ha azt jogszabály írja elő, vagy ha az adatok aggregált, anonimizált formában, belső üzemeltetési célt szolgálnak;
• harmadik félnek kizárólag az 5.3 pont szerinti adatfeldolgozóinknak, a funkció nyújtásához szükséges mértékben továbbítjuk.

5.6 Microsoft naptáradatok. A Microsoft Outlook naptárral való összekapcsolásra az 5.1-5.4 pontban leírtak értelemszerűen irányadók. A Microsoft-fiókhoz való hozzáférést a felhasználó a Microsoft-fiók beállításaiban is bármikor visszavonhatja.

5.7 A Google és a Microsoft szerepe. A naptáradatokhoz a felhasználó saját Google- vagy Microsoft-fiókján keresztül, az általa megadott engedély alapján férünk hozzá. A Google és a Microsoft ebben a viszonyban nem a mi adatfeldolgozónk, hanem a felhasználó saját szolgáltatója; a velük fennálló jogviszonyra az ő saját adatkezelési feltételeik irányadók.

5.8 A megbeszélések résztvevői. A bot a megbeszélés résztvevői számára láthatóan, a felvétel készítésére egyértelműen utaló néven csatlakozik, és a csatlakozáskor üzenetben tájékoztat a felvétel készítéséről. Bármely résztvevő kérheti a bot eltávolítását. A felvétel és az átirat tartalma felett a megbeszélést szervező előfizető rendelkezik mint adatkezelő, ezért a résztvevők az érintetti jogaikat elsősorban nála gyakorolhatják; a hozzánk beérkező kérelmeket haladéktalanul továbbítjuk neki. Kérelmét az info@azta.ai címre is elküldheti. A Szolgáltatás nem használható a résztvevők tudta nélküli, titkos rögzítésre.

6. Postafiók-integráció és Word bővítmény

Ez a pont a Word bővítményre, valamint a Gmail és a Microsoft Outlook postafiók-integrációra vonatkozik. E funkciók eltérő körben érhetők el: a Word bővítmény Pro és Enterprise előfizetés keretében, magánszemély és üzleti felhasználó számára egyaránt; a postafiók-integráció kizárólag Enterprise szerződés keretében, céges (szervezeti) postafiókokra, magánszemélyek számára nem. A Word bővítmény tekintetében magánszemély felhasználó esetén az Azta Kft. adatkezelőként jár el; üzleti felhasználó esetén a szerepkörökre az azta Pro Adatfeldolgozói Megállapodás, illetve az Enterprise szerződés adatvédelmi melléklete az irányadó. A postafiók-integráció tekintetében az adatkezelő minden esetben az Enterprise Ügyfél, az Azta Kft. pedig adatfeldolgozóként jár el, az Enterprise szerződés adatvédelmi melléklete szerint.

A Google API Services User Data Policy, valamint a Microsoft Partner Center és a Microsoft Entra ID követelményeinek megfelelően az alábbiakban attól függetlenül közzétesszük, hogyan férünk hozzá a Google és a Microsoft felhasználói adatokhoz, hogyan használjuk, tároljuk és osztjuk meg azokat.

6.1 Word bővítmény (azta for Word)

A bővítmény a Microsoft Marketplace áruházból telepíthető, és lehetővé teszi, hogy az azta szolgáltatást közvetlenül a Microsoft Wordből hívja meg. A bővítményt „Azta Korlátolt Felelősségű Társaság” kiadói néven, a Microsoft Partner Centeren keresztül adjuk ki; kiadói fiókunkat a Microsoft a Partner Centerben ellenőrizte. A bővítmény szoftverének használatára az ÁSZF mellett a bővítmény Végfelhasználói Licencszerződése (azta.ai/legal/word-add-in-eula) irányadó.

Hozzáférés a megnyitott dokumentumhoz. Ha Ön az azta for Word bővítményt használja, a Szolgáltatás hozzáfér ahhoz a dokumentumhoz, amelyet Ön a Wordben éppen megnyitva tart. A bővítmény ehhez a Microsoft által „ReadWriteDocument” néven meghatározott jogosultságot kéri, amely a megnyitott dokumentum olvasását és az alábbiak szerint, az Ön jóváhagyásával módosítását teszi lehetővé. Ez eltér a feltöltött dokumentumok kezelésétől: a dokumentumot Ön nem tölti fel, hanem a bővítmény olvassa ki a megnyitott fájlból. A bővítmény nem fér hozzá a fájlrendszeréhez, más dokumentumaihoz, a postafiókjához vagy a naptárához.

Kezelt adatok köre:

• a megnyitott dokumentum szövege, illetve annak Ön által kijelölt része;
• a dokumentum szerkezeti adatai (címsorok, bekezdésazonosítók, táblázatok);
• a bővítménynek feltett kérdések és a bővítmény által javasolt módosítások;
• a bővítmény használatának technikai adatai (munkamenet-azonosító, beállítások, a javaslatok elfogadásának állapota).

Az adatkezelés célja és jogalapja. Az adatkezelés célja a feltett kérdés megválaszolása, illetve a kért szövegmódosítás elkészítése. Jogalapja a szolgáltatási szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont). Magánszemély felhasználó esetén az Azta Kft. adatkezelőként, üzleti felhasználó esetén adatfeldolgozóként jár el (lásd a 0. pontot).

Írás a dokumentumba. A bővítmény kizárólag az Ön kifejezett jóváhagyása után módosítja a dokumentumot, és minden módosítás a Word korrektúra (Track Changes) funkcióján keresztül kerül be, így visszavonható. A bővítmény technikai adatokat (munkamenet-azonosító, beállítások, a javaslatok elfogadásának állapota) ment a dokumentum beállítási részébe; ezek az Ön fájljában maradnak a Szolgáltatás használatának befejezése után is, és a fájllal együtt kerülnek tovább, ha Ön a dokumentumot megosztja.

Hol dolgozzuk fel. A megnyitott dokumentum tartalmát nagy nyelvi modellek dolgozzák fel, amelyeket az OpenRouter, Inc. közvetítésével, EU-only konfigurációban érünk el: a tartalmat kizárólag az EU/EGT területén működő modellszolgáltatók dolgozzák fel, és az harmadik országba nem kerül. Az átállás befejezéséig a feldolgozás az Amazon Web Services (AWS) Bedrock szolgáltatásán, az eu-central-1 (Frankfurt, EU) régióban is történhet. A tartalmat a modell szolgáltatója egyik esetben sem tárolja (Zero Data Retention), és modelltanításra nem használja fel.

Tárolás és megőrzés. A válaszadás céljából a dokumentumból kiolvasott tartalmat (szöveget és szerkezeti adatokat) a saját, a Supabase által üzemeltetett adatbázisunkban, az eu-central-1 (Frankfurt, EU) régióban tároljuk, és 30 nap elteltével töröljük. A kérdéseket, a válaszokat és a javasolt módosításokat (a beszélgetést) a promptokkal azonos módon, a beszélgetés törléséig, de legfeljebb a fiók megszűnéséig őrizzük meg. A dokumentum beállítási részébe mentett technikai adatokat nem mi tároljuk: azok az Ön fájljában maradnak.

A Microsoft szerepe. A Microsoft ebben a viszonyban nem a mi adatfeldolgozónk: a Word és a Microsoft 365 az Ön saját szolgáltatása. A Microsoft Marketplace áruházon keresztüli terjesztéshez kapcsolódó adatok (letöltés, licencállapot) tekintetében a Microsoft önálló adatkezelőként jár el, a saját adatkezelési feltételei szerint.

6.2 Postafiók-integráció: mihez férünk hozzá és miért

A postafiók-integráció célja kizárólag a Felhasználó postafiókjába érkező számlák és pénzügyi dokumentumok automatikus felismerése és a Felhasználó szervezetének munkaterületére történő rendezése. Ezen a célon túlmenő adatkezelést nem végzünk.

• Kizárólag olvasási jogosultságot kérünk. A Szolgáltatás nem küld, nem továbbít, nem módosít és nem töröl üzenetet, és nem fér hozzá a postafiók beállításaihoz.
• Az adatokat átvitel közben (TLS) és nyugalmi állapotban titkosítjuk; a hozzáférési tokeneket (OAuth refresh token) ezen felül külön alkalmazáskulccsal titkosítva tároljuk.
• A Szolgáltatás a postafiókba az utolsó 30 napban érkezett üzenetekről (tárgy, feladó, címzettek, dátum, szövegtörzs, mellékletek, üzenetazonosító) tükrözött példányt készít, és azokat kizárólag gépi úton vizsgálja annak eldöntésére, hogy az adott üzenet vagy melléklet számlának, illetve pénzügyi dokumentumnak minősül-e.
• A tükrözött üzeneteket és mellékleteket a saját, a Supabase által üzemeltetett adatbázisunkban, az eu-central-1 (Frankfurt, EU) régióban tároljuk 30 napig, ezt követően automatikusan és véglegesen töröljük. A tükrözött példány nem archívum: csak egy rövid, gördülő időablakot tartunk meg a felismerés céljából. A 30 napos időtartam a jellemzően havi számlázási és elszámolási időszakhoz igazodik, így az adott havi számlák és levelek az időszak teljes tartama alatt feldolgozhatók; ennél hosszabb (például negyedéves) megőrzésre nincs szükség. A felismert számlákat és pénzügyi dokumentumokat, valamint az azokból kinyert adatokat a szervezete munkaterületére rendezzük, és az Enterprise szerződés adatvédelmi mellékletében meghatározott ideig őrizzük meg.
• A funkciót Ön bármikor kikapcsolhatja, és a postafiók-kapcsolatot bármikor megszüntetheti (Beállítások → Integrációk → Szétkapcsolás). A megszüntetéssel a tárolt hozzáférési tokeneket visszavonjuk és töröljük, az összes tükrözött üzenetet és mellékletet pedig azonnal töröljük. A munkaterületre már rendezett számlák ezt követően is megmaradnak, az Enterprise szerződés szerint.
• A hozzáférés a Google-fiók, illetve a Microsoft-fiók biztonsági beállításaiban is bármikor visszavonható.

6.3 Emberi hozzáférés

A postafiókból származó adatokhoz munkatársaink kizárólag a következő négy esetben férnek hozzá: (i) ha az Ügyfél (vagy a nevében Ön) kifejezetten, dokumentáltan ügyféltámogatást kér és ahhoz a hozzáférés szükséges; (ii) biztonsági incidens vagy visszaélés kivizsgálása céljából; (iii) jogszabályi vagy kötelező hatósági kötelezettség teljesítése érdekében; illetve (iv) aggregált, anonimizált formában, belső üzemeltetési célból. Minden egyéb esetben a feldolgozás kizárólag automatizált módon történik.

6.4 Megfelelés a Google API Services User Data Policy előírásainak. A Gmail-integráció a Google úgynevezett korlátozott hatókörű (restricted scope) jogosultságát (https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly, kizárólag olvasási hozzáférés) használja. Az azta.ai a Google API-kon keresztül megszerzett információk felhasználása és továbbadása során megfelel a Google API Services User Data Policy előírásainak, ideértve a korlátozott hatókörű jogosultságokra vonatkozó Limited Use követelményeket. Angol nyelven: „azta.ai's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.” Ennek megfelelően kifejezetten kijelentjük, hogy a Gmail API-n keresztül megszerzett felhasználói adatokat:

• kizárólag a 6.2 pontban leírt, a felhasználó számára látható funkció biztosítására és javítására használjuk fel;
• nem használjuk fel és nem adjuk tovább hirdetési célra, ideértve a személyre szabott, a viselkedésalapú és az újracélzott hirdetést is;
• nem értékesítjük és nem adjuk bérbe;
• nem használjuk fel általános célú mesterséges intelligencia vagy gépi tanulási modell fejlesztéséhez, tanításához vagy finomhangolásához, és ezt a tilalmat az általunk igénybe vett adatfeldolgozókra is kiterjesztjük;
• nem tesszük emberi olvasás tárgyává, kivéve a 6.3 pontban felsorolt négy esetet;
• harmadik félnek kizárólag a 6.6 pont szerinti adatfeldolgozóinknak, a funkció nyújtásához szükséges mértékben továbbítjuk.

A korlátozott hatókörű jogosultság használatához a Google független biztonsági értékelést (CASA - Cloud Application Security Assessment) ír elő, amelyet a funkció élesítése előtt elvégeztetünk, majd évente megújítunk. Az értékelés eredményéről szóló összefoglalót kérésre rendelkezésre bocsátjuk.

6.5 Microsoft postafiók-integráció. A Microsoft Outlook postafiókhoz a Microsoft Entra ID (korábban Azure AD) hitelesítésén keresztül, kizárólag delegált jogosultságokkal férünk hozzá: Mail.Read (a bejelentkezett felhasználó saját leveleinek olvasása, kizárólag olvasási hozzáférés), User.Read (a felhasználó nevének és e-mail címének olvasása) és offline_access (a szinkronizálás fenntartása ismételt bejelentkezés nélkül). Alkalmazásszintű jogosultságot nem kérünk: a Szolgáltatás kizárólag a bejelentkezett felhasználó nevében, annak saját postafiókjához fér hozzá; más munkavállalók leveleihez, megosztott postafiókokhoz vagy a szervezet egészére kiterjedő adatokhoz nem. A 6.2 és a 6.3 pontban leírtak erre az integrációra is irányadók. Szervezeti (Microsoft 365) postafiók esetén a szervezet rendszergazdája a hozzáférést a szervezet nevében előzetesen jóváhagyhatja; ez nem kapcsol össze egyetlen postafiókot sem, azt minden felhasználónak magának kell megtennie, és megtagadhatja. A rendszergazda a hozzáférést a Microsoft Entra felügyeleti központban (Enterprise applications) bármikor visszavonhatja. A Microsoft ebben a viszonyban nem a mi adatfeldolgozónk, hanem az Ön, illetve a szervezete saját szolgáltatója.

6.6 Kivel osztjuk meg

A tükrözött üzeneteket és mellékleteket a felismeréshez és a számlaadatok kinyeréséhez (karakterfelismerés és mesterséges intelligencián alapuló feldolgozás) a 4. pontban felsorolt adatfeldolgozóink dolgozzák fel, a 4. pont szerinti adatrezidencia és garanciák mellett. A postafiókból származó adatokon sem mi, sem adatfeldolgozóink nem tanítanak modellt (4. pont). A postafiókból származó adatokat ezen túlmenően harmadik féllel nem osztjuk meg, kivéve ha azt jogszabály vagy kötelező hatósági határozat írja elő. A postafiókból származó adatokat nem továbbítjuk analitikai szolgáltatóhoz.

6.7 A feladók és az egyéb érintettek tájékoztatása. A postafiók-integráció szükségképpen olyan személyek adatait is érinti, akik nem a mi felhasználóink: az üzenetek feladóit, további címzettjeit, valamint a számlákban és pénzügyi dokumentumokban szereplő személyeket. E funkció tekintetében az adatkezelő az a szervezet (Enterprise Ügyfél), amelynek céges postafiókját összekapcsolták; mi az ő utasítása szerint, adatfeldolgozóként járunk el. Az adatkezelés jogalapját az Ügyfél határozza meg (jellemzően a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek), és az érintettek tájékoztatása is az Ügyfél kötelezettsége; a jelen pont ezt kiegészítő, átláthatósági célú tájékoztatás. A nem releváns üzenetek tükrözött példányát kizárólag gépi úton vizsgáljuk és legfeljebb 30 napig tároljuk, és az adatokhoz emberi hozzáférés csak a 6.3 pont szerinti szűk körben lehetséges. Az érintettek a saját helyzetükkel kapcsolatos okból az adatkezelés ellen tiltakozhatnak, és kérhetik a rájuk vonatkozó adatok törlését az adatkezelő szervezetnél; az info@azta.ai címre érkező kérelmeket haladéktalanul továbbítjuk az érintett Ügyfélnek.

6.8 Az Ön felelőssége. Ön kizárólag a szervezete (az Enterprise Ügyfél) által kiadott céges postafiókot kapcsolhat össze a Szolgáltatással, a szervezete engedélyével és szabályai szerint; magáncélú postafiók nem kapcsolható össze. Kérjük, ne kapcsoljon össze olyan postafiókot, amelyben jogszabály által védett titok - így különösen ügyvédi, orvosi vagy más foglalkozási titok - található, ha annak feldolgozására nincs megfelelő jogalapja.

6.9 Különleges kategóriájú adatok. Egy postafiók természeténél fogva tartalmazhat a GDPR 9. cikke szerinti különleges kategóriájú adatot is. A Szolgáltatás ilyen adatok kezelésére nem irányul: a gépi vizsgálat célja kizárólag a pénzügyi dokumentumok azonosítása, és a felismerési feltételeknek nem megfelelő üzenetek tükrözött példánya legfeljebb 30 napig marad meg, majd automatikusan törlődik. Amennyiben ilyen adat mégis a felismert dokumentumba kerül, azt az Enterprise szerződés szerinti megőrzési időn belül töröljük; a haladéktalan törlést az Ügyfél (az Ön szervezete) kérheti.

7. Mesterséges intelligencia

Ön mesterséges intelligencia rendszerrel lép kapcsolatba. Az azta.ai szolgáltatás mesterséges intelligencián alapul: a kérdéseire a választ egy AI-rendszer állítja elő. Ezt a tájékoztatást a mesterséges intelligenciáról szóló (EU) 2024/1689 rendelet (AI Act) 50. cikk (1) bekezdése alapján adjuk.

A rendszer az AI Act szerint nem minősül nagy kockázatú rendszernek. A generált válaszok pontatlanok vagy hiányosak lehetnek, ezért azokat emberi ellenőrzés nélkül nem javasolt felhasználni. A válaszok nem minősülnek adótanácsadásnak vagy jogi tanácsadásnak. A rendszer jellemzőiről, korlátairól és az emberi felügyelet lehetőségéről az ÁSZF ad részletes tájékoztatást.

Az Ön adatain a rendszer nem tanul: a 4. pont szerinti modelltanítási kizárás a Szolgáltatás valamennyi AI-funkciójára kiterjed.

8. Adatbiztonság és megőrzés

Megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk személyes adatai védelme érdekében a jogosulatlan hozzáférés, felhasználás, módosítás vagy megsemmisítés ellen. Az adatokat nyugalmi állapotban AES-256, átvitel közben TLS titkosítással védjük; a hozzáférés szerepkör-alapú, a legszűkebb szükséges jogosultság elve szerint; a rendszer működését központi naplózás és automatizált anomália-detekció kíséri.

Cégünk érvényes ISO/IEC 27001:2022 információbiztonsági tanúsítvánnyal rendelkezik. Fontos azonban tudni, hogy az interneten keresztüli adattovábbítás és az elektronikus tárolás egyetlen módszere sem nyújt teljes biztonságot.

Adatvédelmi incidens. Adatvédelmi incidens esetén az elhárítást haladéktalanul megkezdjük. Amennyiben az incidens valószínűsíthetően kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, azt a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül bejelentjük a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak (GDPR 33. cikk). Ha az incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár, az érintett Felhasználókat is tájékoztatjuk (GDPR 34. cikk).

Megőrzés. A megőrzési időket a 2. pont táblázata tartalmazza adatkezelésenként. A megőrzési idő leteltével adatait külön értesítés nélkül töröljük, illetve visszaállíthatatlanul anonimizáljuk. A biztonsági mentésekből az adatok a mentési ciklusnak megfelelően, legkésőbb a törléstől számított 60 napon belül kerülnek ki.

Kockázatelemzés. A tartalmi adatok mesterséges intelligencia segítségével történő feldolgozására (kérdések, feltöltött dokumentumok, memória, diktálás, Word bővítmény), valamint a meeting bot és a postafiók-integráció funkcióra a GDPR 35. cikke szerinti adatvédelmi hatásvizsgálatot készítettünk; ez utóbbiakat a funkciók élesítése előtt véglegesítjük. A hatásvizsgálatokat legalább évente, valamint az adatkezelés lényeges változásakor felülvizsgáljuk. Az adatkezelés a hatásvizsgálatban rögzített intézkedések mellett nem jár magas maradványkockázattal.

9. Az Ön jogai

Önt a következő jogok illetik meg:

• hozzáférés az Önről kezelt személyes adatokhoz (GDPR 15. cikk);
• helyesbítés (GDPR 16. cikk);
• törlés, „elfeledtetés” (GDPR 17. cikk);
• az adatkezelés korlátozása (GDPR 18. cikk);
• adathordozhatóság, tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban (GDPR 20. cikk);
• tiltakozás az adatkezelés ellen, ha annak jogalapja jogos érdek (GDPR 21. cikk);
• a hozzájárulás bármikori visszavonása, ha az adatkezelés jogalapja hozzájárulás (GDPR 7. cikk (3) bekezdés).

Tiltakozás joga. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy a jogos érdeken alapuló adatkezelések ellen - így különösen a szolgáltatási üzenetek, a szolgáltatásfejlesztés és a visszaélés-megelőzés ellen - bármikor tiltakozhat a saját helyzetével kapcsolatos okból. Ebben az esetben az adatokat nem kezeljük tovább, kivéve, ha az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Ön érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben.

Jogai gyakorlásához kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot az info@azta.ai címen, a kérelem tárgyaként megjelölve azt a jogot, amellyel élni kíván. Kérelmére indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb 1 hónapon belül válaszolunk; ez a határidő szükség esetén további 2 hónappal meghosszabbítható, amelyről Önt tájékoztatjuk (GDPR 12. cikk (3) bekezdés).

Amennyiben a kérelmet benyújtó személy kilétével kapcsolatban megalapozott kétségünk merül fel, a személyazonosság megerősítéséhez szükséges további információt kérhetünk (GDPR 12. cikk (6) bekezdés). Ilyen esetben elsősorban a fiókjához tartozó e-mail címről történő megerősítést kérjük; érzékeny azonosító okmány megküldését nem kérjük.

Fiókja törlését az info@azta.ai címen kérheti.

Panasz és jogorvoslat. Ha megítélése szerint személyes adatainak kezelése sérti a GDPR-t, panaszt tehet a felügyeleti hatóságnál, illetve bírósági jogorvoslattal élhet. Magyarországon az illetékes felügyeleti hatóság a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (weboldal: https://naih.hu; cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.; postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9.; telefon: +36-30-683-5969; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu). Ön a szokásos tartózkodási helye, a munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti tagállam felügyeleti hatóságánál is élhet panasszal (GDPR 77. cikk).

10. Sütik (cookies)

Weboldalunk sütiket használ. A sütik kis szöveges fájlok, amelyeket a böngészője tárol az Ön eszközén. A működéshez feltétlenül szükséges sütiket a Szolgáltatás nyújtásához használjuk; minden egyéb sütit kizárólag az Ön hozzájárulása alapján helyezünk el.

A hozzájárulásról a weboldal betöltésekor megjelenő süti-banner (CookieConsentBanner) gondoskodik. A már megadott hozzájárulás bármikor, ugyanolyan egyszerűen visszavonható, mint ahogyan megadta. Analitikai adatokat csak akkor gyűjtünk, ha ehhez a banneren keresztül hozzájárult; ez a Google Analytics Measurement Protocolon keresztül történő, szerveroldali adatgyűjtésre is vonatkozik.

Ön a böngészőjét is beállíthatja úgy, hogy elutasítsa a sütiket, vagy jelezze, ha sütit küldenek. Ebben az esetben előfordulhat, hogy a Szolgáltatás egyes részeit nem tudja használni. A sütikről részletesen a Cookie Policy-ban tájékozódhat.

11. A tájékoztató módosítása

A jelen tájékoztatót időről időre frissítjük. Az új változatot ezen az oldalon tesszük közzé, és frissítjük a hatálybalépés dátumát. Lényeges módosítás esetén - különösen az adatkezelési célok, a jogalapok, a harmadik felekkel való megosztás vagy az érintetti jogok tekintetében - a változás hatálybalépése előtt legalább 15 nappal e-mailben értesítjük a regisztrált Felhasználókat.

12. Adatvédelmi kapcsolattartó

Az Azta Kft. a GDPR 37. cikke alapján adatvédelmi tisztviselő (DPO) kijelölésére nem köteles, mivel fő tevékenysége nem foglalja magában az érintettek nagymértékű, rendszeres és szisztematikus megfigyelését, sem a GDPR 9. és 10. cikke szerinti adatok nagy számban történő kezelését. Az adatvédelemmel kapcsolatos feladatokat a GRC Manager látja el.

Adatvédelmi kérdéseit a következő címen teheti fel: andras.nagy@azta.ai.

13. Kapcsolat

Ha bármilyen kérdése van a jelen tájékoztatóval kapcsolatban, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot:

• Azta Korlátolt Felelősségű Társaság
• Cégjegyzékszám: 01-09-470071
• Adószám: 32861196-2-41
• Székhely: 1139 Budapest, Váci út 99-105. Balance Hall épület 4. emelet
• Ügyvezető: Máté Márk
• E-mail: info@azta.ai