Adatkezelési Tájékoztató

0. Kire vonatkozik ez a tájékoztató?

Ez a tájékoztató a Szolgáltatás magánszemélyként, nem üzleti és nem szakmai célból történő használatára vonatkozik.

Ha Ön a Szolgáltatást egyéni vállalkozóként, vállalkozás vagy más szervezet nevében, munkavállalójaként vagy megbízottjaként, illetve bármilyen gazdasági vagy szakmai tevékenysége körében veszi igénybe, akkor Önre nem ez a tájékoztató, hanem az alábbi helyen elérhető dokumentumok vonatkoznak:

https://phantic.eu.trust.site/resources → Resources → Documents

Ennek oka az, hogy a két esetben eltérnek az adatvédelmi szerepkörök. Ha Ön magánszemélyként használja a Szolgáltatást, az Azta Kft. a GDPR szerinti adatkezelőnek minősül, és az adatkezelésért közvetlenül felel Önnel szemben. Ha Ön üzleti vagy szakmai célból használja, akkor a Szolgáltatásba bevitt tartalom tekintetében Ön, illetve az Ön munkáltatója vagy megbízója az adatkezelő, az Azta Kft. pedig adatfeldolgozóként, az Ön utasítása alapján jár el. Ezt a viszonyt nem tájékoztató, hanem adatfeldolgozói megállapodás rendezi.

Az alábbi táblázat segít eldönteni, melyik dokumentum vonatkozik Önre:

A naptárintegráció és a meeting bot funkció kizárólag üzleti és szakmai célú előfizetés keretében érhető el, magánszemély felhasználók számára nem. E funkciók adatkezelési szabályait - ideértve a Google és a Microsoft naptáradatok kezelését - az átláthatóság érdekében az 5. pontban akkor is közzétesszük, ha az adott felhasználóra a szerepkörök megosztása tekintetében a fenti táblázatban hivatkozott dokumentumok az irányadók.

A Word bővítmény, valamint a Gmail és a Microsoft Outlook postafiók-integráció Pro és Enterprise előfizetés keretében, magánszemély és üzleti felhasználó számára egyaránt elérhető. Ha Ön magánszemélyként veszi igénybe e funkciókat, a 6. pont szerinti adatkezelésekben az Azta Kft. adatkezelőnek minősül, és Ön a jogait közvetlenül velünk szemben gyakorolhatja. Ha üzleti vagy szakmai célból veszi igénybe, a szerepkörökre a fenti táblázatban hivatkozott dokumentumok az irányadók, a 6. pont technikai és biztonsági tartalma azonban ebben az esetben is érvényes.

Kivétel. A jelen tájékoztató 10. pontja (Sütik), valamint a 2. pont táblázatában a weboldal látogatásához, a kapcsolatfelvételhez, a panaszkezeléshez, a hírlevélhez és az időpontfoglaláshoz kapcsolódó sorok minden látogatóra és érdeklődőre vonatkoznak, függetlenül attól, hogy magánszemélyként vagy üzleti célból keresi fel a weboldalunkat. Ezekben az adatkezelésekben az Azta Kft. minden esetben adatkezelőnek minősül.

1. Bevezetés

Az Azta Korlátolt Felelősségű Társaság (cégjegyzékszám: 01-09-470071, adószám: 32861196-2-41, székhely: 1139 Budapest, Váci út 99-105. Balance Hall épület 4. emelet; a továbbiakban: „Adatkezelő”, „mi”) mint adatkezelő elkötelezett az Ön („Érintett”, „Ön”) személyes adatainak védelme mellett.

Ebben a tájékoztatóban bemutatjuk, hogyan gyűjtjük, kezeljük, osztjuk meg és védjük az Ön személyes adatait, amikor Ön igénybe veszi weboldalunkat és szolgáltatásainkat (együttesen: „Szolgáltatás”). A tájékoztató a Felhasználási Feltételekkel és a Cookie Policy-val együtt értelmezendő.

Az Azta Kft. korábbi cégneve Phantic Kft. volt. A korábbi néven kötött szerződések és a korábbi néven kiállított dokumentumok változatlanul az Azta Kft.-re vonatkoznak.

2. Az általunk gyűjtött adatok és az adatkezelések

A Szolgáltatás használata során a következő adatkategóriákat kezeljük:

• Azonosító és fiókadatok: név, e-mail cím, telefonszám, jelszó-hash vagy SSO azonosító.
• Számlázási adatok: név, számlázási cím, adószám (ha van), a fizetéssel kapcsolatos adatok.
• Tartalmi adatok: az Ön által feltett kérdések (promptok), a feltöltött dokumentumok tartalma, a Szolgáltatás által generált válaszok, a memóriában tárolt információk, a diktálásból származó átírt szöveg.
• Postafiókadatok: amennyiben Ön összekapcsolja a Gmail vagy a Microsoft Outlook postafiókját a Szolgáltatással, a beérkező üzenetek közül a számlaként vagy pénzügyi dokumentumként felismert üzenetek tartalma és mellékletei, valamint az azokhoz tartozó metaadatok (feladó, címzettek, dátum, tárgy, üzenetazonosító).
• Dokumentumtartalom a Word bővítményből: a Microsoft Wordben megnyitott dokumentum azon tartalma, amelyet Ön a bővítményen keresztül feldolgozásra küld.
• Használati és technikai adatok: IP-cím, munkamenet-azonosító, eszköz- és böngészőinformáció, operációs rendszer, a meglátogatott oldalak, a Szolgáltatásban végzett műveletek naplózási metaadatai.
• Süti- és analitikai adatok: a 10. pont szerint, kizárólag az Ön hozzájárulása alapján.

Az egyes adatkezelési műveleteket tételesen, cél, kezelt adatkör, jogalap és megőrzési idő szerint az alábbi táblázatban mutatjuk be.

Automatizált döntéshozatal. Az Adatkezelő nem végez olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntéshozatalt vagy profilalkotást, amely Önre nézve joghatással járna vagy Önt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené (GDPR 22. cikk).

Az adatszolgáltatás kötelező vagy önkéntes jellege. A regisztrációhoz szükséges e-mail cím megadása a Szolgáltatás igénybevételének szerződéses előfeltétele; enélkül a Szolgáltatás nem vehető igénybe. A szerződés teljesítésén alapuló további adatkezelések (dokumentum feltöltése, diktálás) esetén az adatszolgáltatás az adott funkció használatához szükséges. A hozzájáruláson alapuló adatkezelések (memória, személyre szabás, marketing, sütik) esetén az adatszolgáltatás önkéntes; ezek hiányában az adott funkció nem érhető el, de a Szolgáltatás alapfunkciói használhatók.

3. Ha Ön más személy adatait adja meg

Előfordulhat, hogy az Ön által feltett kérdés vagy feltöltött dokumentum más természetes személy (például családtag, üzleti partner, munkavállaló) személyes adatát tartalmazza. Ezekben az esetekben az Adatkezelő olyan személyes adatot kezel, amelyet nem az érintettől szerzett meg.

Az ilyen adatok forrása minden esetben Ön, a kezelt adatkategóriák és a megőrzési idők megegyeznek a 2. pont táblázatának megfelelő soraival, az adatkezelés célja pedig a Szolgáltatás nyújtása. Az Adatkezelő ezeket az adatokat kizárólag az Ön kérdésének megválaszolásához használja fel.

Az Adatkezelő ezeket az érintetteket közvetlenül nem tudja tájékoztatni, mivel nem rendelkezik az elérhetőségükkel, és a tájékoztatás a GDPR 14. cikk (5) bekezdés b) pontja értelmében aránytalan erőfeszítést igényelne. Az Adatkezelő e kötelezettségét a jelen pont közzétételével teljesíti. Kérjük, hogy Ön mint felhasználó csak annyi adatot osszon meg velünk, amennyi a kérdés megválaszolásához feltétlenül szükséges, és lehetőség szerint távolítsa el a szükségtelen személyes adatokat.

Kérjük továbbá, hogy ne osszon meg velünk a GDPR 9. cikke szerinti különleges kategóriájú (például egészségügyi, vallási, politikai véleményre vagy szakszervezeti tagságra vonatkozó), illetve a 10. cikk szerinti büntetőjogi vonatkozású adatot. A Szolgáltatás nem ilyen adatok kezelésére szolgál, és az Adatkezelő ilyen adatok kezelésére nem kér és nem gyűjt hozzájárulást. Amennyiben ilyen adat mégis a birtokunkba kerül, azt a kérdés megválaszolását követően törlésre jelöljük, és a jelen tájékoztató szerinti megőrzési időn belül töröljük.

A Szolgáltatás 18. életévüket betöltött személyeknek szól; tudomásunk szerint kiskorúaktól nem gyűjtünk személyes adatot.

4. Adatfeldolgozók és adattovábbítás

Személyes adatait nem adjuk el, nem kereskedünk velük, és nem adjuk bérbe harmadik feleknek. A Szolgáltatás működtetéséhez azonban adatfeldolgozókat veszünk igénybe, akik az adatokat kizárólag a mi utasításunk alapján, a velünk kötött, a GDPR 28. cikkének megfelelő szerződés alapján kezelik.

Adatait megoszthatjuk továbbá, ha ezt jogszabály írja elő, bíróság vagy hatóság kötelező határozata rendeli el, vagy ha az a jogaink védelméhez, illetve az Ön vagy mások biztonsága érdekében szükséges.

Analitikai és hirdetési szolgáltatók. Az „Analitika” és „Hirdetés” tevékenységű címzettek részére kizárólag akkor továbbítunk adatot, ha Ön a süti-banneren ehhez hozzájárult. A közös adatkezelőként megjelölt szolgáltatókkal a GDPR 26. cikke szerinti megállapodás van érvényben; a megállapodás lényegét kérésre rendelkezésére bocsátjuk.

EGT-n kívüli továbbítás. Amennyiben lehetőségünk van rá, olyan adatközpontot veszünk igénybe, amely az EGT területén található. Ha ez nem lehetséges, az adattovábbítás az Európai Bizottság 2021/914/EU végrehajtási határozata szerinti általános szerződési feltételek (SCC) alapján, vagy az EU-USA Adatvédelmi Keretrendszer (EU-US Data Privacy Framework) hatálya alá tartozó, megfelelően tanúsított szolgáltató igénybevételével történik. A megfelelő garanciák másolatát kérésre, az info@azta.ai címen rendelkezésére bocsátjuk. A harmadik országba történő továbbításokra vonatkozóan transzfer-hatásvizsgálatot (TIA) végeztünk, amelyet évente felülvizsgálunk.

Modelltanítás kizárása. Sem az Azta Kft., sem az általa igénybe vett adatfeldolgozók nem használják fel az Ön kérdéseit, feltöltött dokumentumait vagy a generált válaszokat mesterséges intelligencia modell tanítására vagy finomhangolására. Valamennyi modellszolgáltatóval Zero Data Retention konfiguráció van érvényben, ami azt jelenti, hogy a válasz generálását követően sem a bemenetet, sem a kimenetet nem tárolják.

Az igénybe vett adatfeldolgozók naprakész listája a Trust Centerünkben érhető el: https://phantic.eu.trust.site/resources. A lista lényeges változásáról a regisztrált Felhasználókat előzetesen értesítjük.

5. Naptárintegráció és meeting bot: a Google és a Microsoft naptáradatok kezelése

A jelen pont a naptárintegrációs és meeting bot funkcióra vonatkozik, amely kizárólag üzleti és szakmai célú előfizetés keretében érhető el. A funkciót használó felhasználóra a szerepkörök megosztása tekintetében az azta Pro Adatfeldolgozói Megállapodás, illetve az Enterprise szerződés adatvédelmi melléklete az irányadó; ezekben az esetekben az Azta Kft. a naptár- és meetingadatok tekintetében adatfeldolgozóként jár el, az adatkezelő pedig a felhasználó, illetve annak munkáltatója vagy megbízója.

A Google API Services User Data Policy előírásainak megfelelően az alábbiakban attól függetlenül közzétesszük, hogyan férünk hozzá a Google és a Microsoft naptáradatokhoz, hogyan használjuk, tároljuk és osztjuk meg azokat.

5.1 Milyen adatokhoz férünk hozzá és miért

A funkció célja, hogy a felhasználó összekapcsolhassa a Google Naptárát vagy a Microsoft Outlook naptárát a Szolgáltatással, és a megbeszéléseire meghívhassa az azta botját, amely a megbeszélésről szöveges átiratot és összefoglalót készít. Ehhez kizárólag a következőkre van szükségünk:

• Naptár olvasási jogosultság. Kizárólag olvasási hozzáférést kérünk; naptáreseményt nem hozunk létre, nem módosítunk és nem törlünk.
• Kizárólag azokat az eseményeket dolgozzuk fel, amelyek videokonferencia-linket tartalmaznak. Az esemény időpontját, címét, a videokonferencia-linket, valamint a meghívottak nevét és e-mail címét használjuk fel, kizárólag azért, hogy a botot a megfelelő megbeszéléshez rendeljük.
• A naptáresemények leírását, csatolmányait és a nem videokonferenciás eseményeket nem tároljuk.

5.2 Hogyan használjuk fel az adatokat

A Google és a Microsoft API-kon keresztül megszerzett adatokat kizárólag a fentiekben leírt, a felhasználó számára látható funkciók biztosítására és javítására használjuk fel. Ezen az adatkörön a Szolgáltatás nem tanul, és azt nem használjuk fel semmilyen más célra.

5.3 Kivel osztjuk meg

A naptáradatokat és a hozzáférési tokeneket a Hyperdoc Inc. („Recall.ai") tárolja és dolgozza fel a mi megbízásunkból, adatfeldolgozóként, európai uniós régióban (eu-central-1, Frankfurt), a 4. pont szerinti garanciák mellett. A megbeszélések hangját a Soniox, Inc. alakítja szöveggé, szintén adatfeldolgozóként, európai uniós régióban. A naptáradatokat ezen túlmenően harmadik féllel nem osztjuk meg, kivéve, ha azt jogszabály vagy kötelező hatósági határozat írja elő.

5.4 Meddig tároljuk, és hogyan lehet megszüntetni

• A naptáradatokat a naptárkapcsolat megszüntetéséig tároljuk, és nem archiváljuk.
• A felhasználó a naptárkapcsolatot a Szolgáltatáson belül bármikor megszüntetheti. A megszüntetéssel a tárolt hozzáférési tokeneket visszavonjuk és töröljük, és a tárolt naptáradatokat töröljük.
• A hozzáférés a Google-fiók, illetve a Microsoft-fiók biztonsági beállításaiban is bármikor visszavonható.
• A megbeszélésről készült hangfelvételt az átírást követően haladéktalanul, véglegesen töröljük; tartós hangtárolást nem végzünk. Videó- és képernyőfelvétel nem készül.

5.5 Megfelelés a Google API Services User Data Policy előírásainak. Az azta.ai a Google API-kon keresztül megszerzett információk felhasználása és továbbadása során megfelel a Google API Services User Data Policy előírásainak, ideértve a Limited Use követelményeket. Ennek megfelelően kifejezetten kijelentjük, hogy a Google API-kon keresztül megszerzett felhasználói adatokat:

• kizárólag a felhasználó számára látható, a jelen pontban leírt funkciók biztosítására és javítására használjuk fel;
• nem használjuk fel és nem adjuk tovább hirdetési célra, ideértve a személyre szabott, a viselkedésalapú és az újracélzott hirdetést is;
• nem adjuk el és nem adjuk bérbe;
• nem használjuk fel általános célú mesterséges intelligencia vagy gépi tanulási modell fejlesztéséhez, tanításához vagy finomhangolásához, és ezt a tilalmat az általunk igénybe vett adatfeldolgozókra is kiterjesztjük;
• nem tesszük emberi olvasás tárgyává, kivéve, ha ehhez a felhasználó kifejezett hozzájárulását adta, ha az biztonsági okból vagy a visszaélések kivizsgálásához szükséges, ha azt jogszabály írja elő, vagy ha az adatok aggregált, anonimizált formában, belső üzemeltetési célt szolgálnak;
• harmadik félnek kizárólag az 5.3 pont szerinti adatfeldolgozóinknak, a funkció nyújtásához szükséges mértékben továbbítjuk.

5.6 Microsoft naptáradatok. A Microsoft Outlook naptárral való összekapcsolásra az 5.1-5.4 pontban leírtak értelemszerűen irányadók. A Microsoft-fiókhoz való hozzáférést a felhasználó a Microsoft-fiók beállításaiban is bármikor visszavonhatja.

5.7 A Google és a Microsoft szerepe. A naptáradatokhoz a felhasználó saját Google- vagy Microsoft-fiókján keresztül, az általa megadott engedély alapján férünk hozzá. A Google és a Microsoft ebben a viszonyban nem a mi adatfeldolgozónk, hanem a felhasználó saját szolgáltatója; a velük fennálló jogviszonyra az ő saját adatkezelési feltételeik irányadók.

5.8 A megbeszélések résztvevői. A bot a megbeszélés résztvevői számára láthatóan, a felvétel készítésére egyértelműen utaló néven csatlakozik, és a csatlakozáskor üzenetben tájékoztat a felvétel készítéséről. Bármely résztvevő kérheti a bot eltávolítását. A felvétel és az átirat tartalma felett a megbeszélést szervező előfizető rendelkezik mint adatkezelő, ezért a résztvevők az érintetti jogaikat elsősorban nála gyakorolhatják; a hozzánk beérkező kérelmeket haladéktalanul továbbítjuk neki. Kérelmét az info@azta.ai címre is elküldheti. A Szolgáltatás nem használható a résztvevők tudta nélküli, titkos rögzítésre.

6. Postafiók-integráció és Word bővítmény

Ez a pont a Word bővítményre, valamint a Gmail és a Microsoft Outlook postafiók-integrációra vonatkozik. E funkciók Pro és Enterprise előfizetés keretében érhetők el, magánszemély és üzleti felhasználó számára egyaránt. Magánszemély felhasználó esetén az Azta Kft. adatkezelőként jár el; üzleti felhasználó esetén a szerepkörökre az azta Pro Adatfeldolgozói Megállapodás, illetve az Enterprise szerződés adatvédelmi melléklete az irányadó.

A Google API Services User Data Policy, valamint a Microsoft Partner Center és a Microsoft Entra ID követelményeinek megfelelően az alábbiakban attól függetlenül közzétesszük, hogyan férünk hozzá a Google és a Microsoft felhasználói adatokhoz, hogyan használjuk, tároljuk és osztjuk meg azokat.

6.1 Word bővítmény (azta for Word)

A bővítmény a Microsoft AppSource áruházból telepíthető, és lehetővé teszi, hogy az azta szolgáltatást közvetlenül a Microsoft Wordből hívja meg. A bővítményt a Microsoft Partner Centeren keresztül adjuk ki; a Microsoft által elvégzett kiadói ellenőrzésen (Publisher Verification) átestünk.

• A bővítmény kizárólag ahhoz a dokumentumhoz fér hozzá, amely a Wordben éppen meg van nyitva, és azon belül is kizárólag ahhoz a tartalomhoz, amelyet Ön feldolgozásra küld. Nem fér hozzá a fájlrendszeréhez, más dokumentumaihoz, a postafiókjához vagy a naptárához.
• A dokumentumtartalmat a promptokkal azonos módon kezeljük: a feldolgozás célja a válasz előállítása, és a tartalmat nem használjuk fel modelltanításra.
• A dokumentumról másolatot nem tárolunk, kivéve ha Ön a kimenetet kifejezetten a saját munkaterületére menti.
• A Microsoft ebben a viszonyban nem a mi adatfeldolgozónk: a Word és a Microsoft 365 az Ön saját szolgáltatása. Az AppSource áruházon keresztüli terjesztéshez kapcsolódó adatok (letöltés, licencállapot) tekintetében a Microsoft önálló adatkezelőként jár el, a saját adatkezelési feltételei szerint.

6.2 Postafiók-integráció: mihez férünk hozzá és miért

A postafiók-integráció célja kizárólag a Felhasználó postafiókjába érkező számlák és pénzügyi dokumentumok automatikus felismerése és a Felhasználó saját munkaterületére történő rendezése. Ezen a célon túlmenő adatkezelést nem végzünk.

• Kizárólag olvasási jogosultságot kérünk. A Szolgáltatás nem küld, nem továbbít, nem módosít és nem töröl üzenetet, és nem fér hozzá a postafiók beállításaihoz.
• A beérkező üzenetek automatizált vizsgálata annak eldöntésére irányul, hogy az adott üzenet vagy melléklet számlának, illetve pénzügyi dokumentumnak minősül-e. A vizsgálat kizárólag gépi úton, memóriában történik.
• Kizárólag a felismerési feltételeknek megfelelő üzenetek tartalmát és mellékleteit tároljuk, a hozzájuk tartozó minimálisan szükséges metaadatokkal együtt (feladó, címzettek, dátum, tárgy, üzenetazonosító). A többi üzenet tartalmát nem tároljuk, nem indexeljük és nem tesszük kereshetővé.
• A funkciót Ön bármikor kikapcsolhatja, és a postafiók-kapcsolatot bármikor megszüntetheti. A megszüntetéssel a tárolt hozzáférési tokeneket visszavonjuk és töröljük.
• A hozzáférés a Google-fiók, illetve a Microsoft-fiók biztonsági beállításaiban is bármikor visszavonható.

6.3 Emberi hozzáférés

A postafiókból származó adatokhoz munkatársaink kizárólag a következő négy esetben férnek hozzá: (i) ha Ön kifejezetten, dokumentáltan ügyféltámogatást kér és ahhoz a hozzáférés szükséges; (ii) biztonsági incidens vagy visszaélés kivizsgálása céljából; (iii) jogszabályi vagy kötelező hatósági kötelezettség teljesítése érdekében; illetve (iv) aggregált, anonimizált formában, belső üzemeltetési célból. Minden egyéb esetben a feldolgozás kizárólag automatizált módon történik.

6.4 Megfelelés a Google API Services User Data Policy előírásainak. A Gmail-integráció a Google úgynevezett korlátozott hatókörű (restricted scope) jogosultságát használja. Az azta.ai a Google API-kon keresztül megszerzett információk felhasználása és továbbadása során megfelel a Google API Services User Data Policy előírásainak, ideértve a korlátozott hatókörű jogosultságokra vonatkozó Limited Use követelményeket. Ennek megfelelően kifejezetten kijelentjük, hogy a Gmail API-n keresztül megszerzett felhasználói adatokat:

• kizárólag a 6.2 pontban leírt, a felhasználó számára látható funkció biztosítására és javítására használjuk fel;
• nem használjuk fel és nem adjuk tovább hirdetési célra, ideértve a személyre szabott, a viselkedésalapú és az újracélzott hirdetést is;
• nem értékesítjük és nem adjuk bérbe;
• nem használjuk fel általános célú mesterséges intelligencia vagy gépi tanulási modell fejlesztéséhez, tanításához vagy finomhangolásához, és ezt a tilalmat az általunk igénybe vett adatfeldolgozókra is kiterjesztjük;
• nem tesszük emberi olvasás tárgyává, kivéve a 6.3 pontban felsorolt négy esetet;
• harmadik félnek kizárólag a 6.6 pont szerinti adatfeldolgozóinknak, a funkció nyújtásához szükséges mértékben továbbítjuk.

A korlátozott hatókörű jogosultság használatához a Google független biztonsági értékelést (CASA - Cloud Application Security Assessment) ír elő, amelyet évente megújítunk. Az értékelés eredményéről szóló összefoglalót kérésre rendelkezésre bocsátjuk.

6.5 Microsoft postafiók-integráció. A Microsoft Outlook postafiókhoz a Microsoft Entra ID (korábban Azure AD) hitelesítésén keresztül, a Microsoft Graph API olvasási jogosultságával férünk hozzá. A 6.2 és a 6.3 pontban leírtak erre az integrációra is irányadók. Szervezeti (Microsoft 365) postafiók esetén a hozzáférés engedélyezéséhez a szervezet rendszergazdájának jóváhagyása is szükséges lehet. A Microsoft ebben a viszonyban nem a mi adatfeldolgozónk, hanem az Ön, illetve a szervezete saját szolgáltatója.

6.6 Kivel osztjuk meg

A felismert számlák és pénzügyi dokumentumok tartalmát a dokumentumfeldolgozáshoz és a tartalom kinyeréséhez a 4. pontban felsorolt adatfeldolgozóink dolgozzák fel, európai uniós régióban, a 4. pont szerinti garanciák mellett. A postafiókból származó adatokat ezen túlmenően harmadik féllel nem osztjuk meg, kivéve ha azt jogszabály vagy kötelező hatósági határozat írja elő. A postafiókból származó adatokat nem továbbítjuk analitikai szolgáltatóhoz.

6.7 A feladók és az egyéb érintettek tájékoztatása. A postafiók-integráció szükségképpen olyan személyek adatait is érinti, akik nem a mi felhasználóink: az üzenetek feladóit, további címzettjeit, valamint a számlákban és pénzügyi dokumentumokban szereplő személyeket. Az ő adataikat a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján, jogos érdekre hivatkozással kezeljük. Az érdekmérlegelés során azt vettük figyelembe, hogy az adatkezelés a felhasználó által hozzájuk küldött vagy tőlük érkezett pénzügyi dokumentumok rendezésére korlátozódik, hogy a nem releváns üzenetek tartalmát nem tároljuk, és hogy az adatokhoz emberi hozzáférés csak a 6.3 pont szerinti szűk körben lehetséges. Az Adatkezelő ezeket az érintetteket közvetlenül nem tudja tájékoztatni, mivel a tájékoztatás a GDPR 14. cikk (5) bekezdés b) pontja értelmében aránytalan erőfeszítést igényelne; e kötelezettségét a jelen pont közzétételével teljesíti. Az érintettek a saját helyzetükkel kapcsolatos okból bármikor tiltakozhatnak az adatkezelés ellen, és kérhetik a rájuk vonatkozó adatok törlését az info@azta.ai címen.

6.8 Az Ön felelőssége. Ön kizárólag olyan postafiókot kapcsolhat össze a Szolgáltatással, amely felett rendelkezési joggal bír. Ha a postafiók a munkáltatója vagy megbízója tulajdonában van, az összekapcsolás előtt be kell szereznie annak engedélyét. Kérjük, ne kapcsoljon össze olyan postafiókot, amelyben jogszabály által védett titok - így különösen ügyvédi, orvosi vagy más foglalkozási titok - található, ha annak feldolgozására nincs megfelelő jogalapja.

6.9 Különleges kategóriájú adatok. Egy postafiók természeténél fogva tartalmazhat a GDPR 9. cikke szerinti különleges kategóriájú adatot is. A Szolgáltatás ilyen adatok kezelésére nem irányul: a gépi vizsgálat célja kizárólag a pénzügyi dokumentumok azonosítása, és a felismerési feltételeknek nem megfelelő üzenetek tartalma nem kerül tárolásra. Amennyiben ilyen adat mégis a felismert dokumentumba kerül, azt a jelen tájékoztató szerinti megőrzési időn belül töröljük, és Ön bármikor kérheti a haladéktalan törlését.

7. Mesterséges intelligencia

Ön mesterséges intelligencia rendszerrel lép kapcsolatba. Az azta.ai szolgáltatás mesterséges intelligencián alapul: a kérdéseire a választ egy AI-rendszer állítja elő. Ezt a tájékoztatást a mesterséges intelligenciáról szóló (EU) 2024/1689 rendelet (AI Act) 50. cikk (1) bekezdése alapján adjuk.

A rendszer az AI Act szerint nem minősül nagy kockázatú rendszernek. A generált válaszok pontatlanok vagy hiányosak lehetnek, ezért azokat emberi ellenőrzés nélkül nem javasolt felhasználni. A válaszok nem minősülnek adótanácsadásnak vagy jogi tanácsadásnak. A rendszer jellemzőiről, korlátairól és az emberi felügyelet lehetőségéről a Felhasználási Feltételek adnak részletes tájékoztatást.

Az Ön adatain a rendszer nem tanul: a 4. pont szerinti modelltanítási kizárás a Szolgáltatás valamennyi AI-funkciójára kiterjed.

8. Adatbiztonság és megőrzés

Megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk személyes adatai védelme érdekében a jogosulatlan hozzáférés, felhasználás, módosítás vagy megsemmisítés ellen. Az adatokat nyugalmi állapotban AES-256, átvitel közben TLS titkosítással védjük; a hozzáférés szerepkör-alapú, a legszűkebb szükséges jogosultság elve szerint; a rendszer működését központi naplózás és automatizált anomália-detekció kíséri.

Cégünk érvényes ISO/IEC 27001:2022 információbiztonsági tanúsítvánnyal és SOC 2 Type II jelentéssel rendelkezik. Fontos azonban tudni, hogy az interneten keresztüli adattovábbítás és az elektronikus tárolás egyetlen módszere sem nyújt teljes biztonságot.

Adatvédelmi incidens. Adatvédelmi incidens esetén az elhárítást haladéktalanul megkezdjük. Amennyiben az incidens valószínűsíthetően kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, azt a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül bejelentjük a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak (GDPR 33. cikk). Ha az incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár, az érintett Felhasználókat is tájékoztatjuk (GDPR 34. cikk).

Megőrzés. A megőrzési időket a 2. pont táblázata tartalmazza adatkezelésenként. A megőrzési idő leteltével adatait külön értesítés nélkül töröljük, illetve visszaállíthatatlanul anonimizáljuk. A biztonsági mentésekből az adatok a mentési ciklusnak megfelelően, legkésőbb a törléstől számított 60 napon belül kerülnek ki.

Kockázatelemzés. A mesterséges intelligencia segítségével történő válaszadás tekintetében előzetes adatvédelmi kockázatelemzést végeztünk. Ennek eredménye alapján az adatkezelés valószínűsíthetően nem jár magas kockázattal, ezért a GDPR 35. cikke szerinti adatvédelmi hatásvizsgálat elvégzése nem volt kötelező. A kockázatelemzést rendszeresen felülvizsgáljuk.

9. Az Ön jogai

Önt a következő jogok illetik meg:

• hozzáférés az Önről kezelt személyes adatokhoz (GDPR 15. cikk);
• helyesbítés (GDPR 16. cikk);
• törlés, „elfeledtetés” (GDPR 17. cikk);
• az adatkezelés korlátozása (GDPR 18. cikk);
• adathordozhatóság, tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban (GDPR 20. cikk);
• tiltakozás az adatkezelés ellen, ha annak jogalapja jogos érdek (GDPR 21. cikk);
• a hozzájárulás bármikori visszavonása, ha az adatkezelés jogalapja hozzájárulás (GDPR 7. cikk (3) bekezdés).

Tiltakozás joga. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy a jogos érdeken alapuló adatkezelések ellen - így különösen a szolgáltatási üzenetek, a szolgáltatásfejlesztés és a visszaélés-megelőzés ellen - bármikor tiltakozhat a saját helyzetével kapcsolatos okból. Ebben az esetben az adatokat nem kezeljük tovább, kivéve, ha az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Ön érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben.

Jogai gyakorlásához kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot az info@azta.ai címen, a kérelem tárgyaként megjelölve azt a jogot, amellyel élni kíván. Kérelmére indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb 1 hónapon belül válaszolunk; ez a határidő szükség esetén további 2 hónappal meghosszabbítható, amelyről Önt tájékoztatjuk (GDPR 12. cikk (3) bekezdés).

Amennyiben a kérelmet benyújtó személy kilétével kapcsolatban megalapozott kétségünk merül fel, a személyazonosság megerősítéséhez szükséges további információt kérhetünk (GDPR 12. cikk (6) bekezdés). Ilyen esetben elsősorban a fiókjához tartozó e-mail címről történő megerősítést kérjük; érzékeny azonosító okmány megküldését nem kérjük.

Fiókja törlését az info@azta.ai címen kérheti.

Panasz és jogorvoslat. Ha megítélése szerint személyes adatainak kezelése sérti a GDPR-t, panaszt tehet a felügyeleti hatóságnál, illetve bírósági jogorvoslattal élhet. Magyarországon az illetékes felügyeleti hatóság a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (weboldal: https://naih.hu; cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.; postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9.; telefon: +36-30-683-5969; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu). Ön a szokásos tartózkodási helye, a munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti tagállam felügyeleti hatóságánál is élhet panasszal (GDPR 77. cikk).

10. Sütik (cookies)

Weboldalunk sütiket használ. A sütik kis szöveges fájlok, amelyeket a böngészője tárol az Ön eszközén. A működéshez feltétlenül szükséges sütiket a Szolgáltatás nyújtásához használjuk; minden egyéb sütit kizárólag az Ön hozzájárulása alapján helyezünk el.

A hozzájárulásról a weboldal betöltésekor megjelenő süti-banner (CookieConsentBanner) gondoskodik. A már megadott hozzájárulás bármikor, ugyanolyan egyszerűen visszavonható, mint ahogyan megadta. Analitikai adatokat csak akkor gyűjtünk, ha ehhez a banneren keresztül hozzájárult; ez a Google Analytics Measurement Protocolon keresztül történő, szerveroldali adatgyűjtésre is vonatkozik.

Ön a böngészőjét is beállíthatja úgy, hogy elutasítsa a sütiket, vagy jelezze, ha sütit küldenek. Ebben az esetben előfordulhat, hogy a Szolgáltatás egyes részeit nem tudja használni. A sütikről részletesen a Cookie Policy-ban tájékozódhat.

11. A tájékoztató módosítása

A jelen tájékoztatót időről időre frissítjük. Az új változatot ezen az oldalon tesszük közzé, és frissítjük a hatálybalépés dátumát. Lényeges módosítás esetén - különösen az adatkezelési célok, a jogalapok, a harmadik felekkel való megosztás vagy az érintetti jogok tekintetében - a változás hatálybalépése előtt legalább 15 nappal e-mailben értesítjük a regisztrált Felhasználókat.

12. Adatvédelmi kapcsolattartó

Az Azta Kft. a GDPR 37. cikke alapján adatvédelmi tisztviselő (DPO) kijelölésére nem köteles, mivel fő tevékenysége nem foglalja magában az érintettek nagymértékű, rendszeres és szisztematikus megfigyelését, sem a GDPR 9. és 10. cikke szerinti adatok nagy számban történő kezelését. Az adatvédelemmel kapcsolatos feladatokat a GRC Manager látja el.

Adatvédelmi kérdéseit a következő címen teheti fel: andras.nagy@azta.ai.

13. Kapcsolat

Ha bármilyen kérdése van a jelen tájékoztatóval kapcsolatban, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot:

• Azta Korlátolt Felelősségű Társaság
• Cégjegyzékszám: 01-09-470071
• Adószám: 32861196-2-41
• Székhely: 1139 Budapest, Váci út 99-105. Balance Hall épület 4. emelet
• Ügyvezető: Máté Márk
• E-mail: info@azta.ai